برنامه‌ریزی منابع انسانی یعنی سازمان ما در آینده به چه تعداد افراد با چه مهارت‌ها و قابلیت‌هایی نیاز دارد و این نیازها را از چه منابعی باید تامین کند؟برنامه ریزی منابع انسانی یکی از فرآیندهای اصلی مدیریت منابع انسانی در سازمان است که به عنوان پیش نیاز فرآیند جذب و استخدام اهمیت بسیاری دارد که البته متاسفانه در بسیاری موارد مغفول می‌ماند.
این برنامه‌ریزی مجموعه تلاش‌ها، تحلیل‌ها و تدابیری است که کمک می‌کند، تا بر اساس اطلاعاتی که از اهداف، برنامه‌ها، چالش‌ها و قوت و ضعفهای سازمان از یک سو و روند(نرخ) خروج از خدمت کارکنان سازمان(که به دلایل مختلف مثل استعفا، بازنشستگی، اخراج، از کارافتادگی و … اتفاق می‌افتد) داریم، نیاز سازمان به نیروی انسانی برای ماه‌ها و سال‌ها آینده برآورد و تعیین شود.
برنامه‌ریزی منابع انسانی قرار است به این سوال پاسخ دهد: سازمان ما در آینده به چه تعداد افراد با چه مهارت‌ها و قابلیت‌هایی نیاز دارد و این نیازها را از چه منابعی باید تامین کند؟
برنامه ریزی منابع انسانی در سازمان
برنامه‌ریزی منابع انسانی در یک سازمان بر ۲ پایه اصلی استوار است که عبارت است از:
تحلیل عرضه منابع انسانی
تحلیل عرضه منابع انسانی شامل تعداد کارکنان موجود، مهارت‌ها و قابلیت‌هایی آن‌ها، استعدادها و آمادگی آن‌ها برای جابجایی افقی و عمودی و اطلاعاتی از این قبیل است.
در تحلیل عرضه منابع انسانی، داشتن یک نظام اطلاعاتی دقیق و جامع می‌تواند موثر و مفید باشد به کمک اطلاعات و گزارشات تولیدی چنین نظامی است که می‌توانیم بدانیم
- تعداد کارکنان موجود چه اندازه است؟
- آن ها در حال حاضر چه می‌کنند؟ چه مهارت‌ها و دانشی دارند؟
- تا چه اندازه از آمادگی (تمایل و توانایی) لازم برای جابجایی برخوردارند؟
- چه استعدادهایی دارند و برای انجام چه حجم و یا چه سطح جدیدی از مشاغل و نقش‌ها مناسبند؟
تحلیل تقاضای منابع انسانی
تحلیل تقاضای منابع انسانی، نیازهای آتی سازمان به تعداد بیشتری از کارکنان و مهارت‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز را تعیین می‌کند.
در تحلیل تقاضای نیروی انسانی باید از منابع اطلاعاتی محتلفی کمک بگیریم. اهداف و برنامه‌های استراتژیک سازمان، برنامه‌های سازمان برای کاهش یا گسترش حد و مرز کسب و کار برای مثال تصمیم برای ایجاد خطوط تولید جدید یا متوقف کردن برخی خطوط تولید) و استراتژی‌های سازمان در استفاده از تکنولوژی و… از جمله این منابع اطلاعاتی هستند همچنین می‌توان برای این پیش بینی از روش‌های کمی مثل نرخ روند و یا روش‌های کیفی مثل استفاده از نظر خبرگان استفاده کرد.
استراتژی مدیریت برنامه‌ریزی منابع انسانی
بعد از برآورد عرضه و تقاضای نیروی انسانی و مقایسه آن ها با یکدیگر یکی از دو حالت زیر اتفاق می‌افتد:
سازمان با مازاد نیروی انسانی مواجه است
مثلا وقتی سازمان در حال کوچک سازی، کاستن از تولید و فروش و یا ثابت نگه داشتن ابعاد فعالیت خود است و هم زمان در حال بهره‌گیری از تکنولوژی‌های سرمایه بر هم هست. در چنین صورتی باید از طریق متوقف کردن استخدام‌ها، برکنار کردن کارکنان پاره وقت یا موقتی، تشویق بازنشستگی‌های پیش از موعد قانونی و… مازاد نیروی انسانی را مدیریت کرد.
سازمان با کمبود نیروی انسانی مواجه است
مثلا وقتی سازمان در حال توسعه بازار و افزودن بر دامنه فعالیت‌های خود است و تعداد قابل توجهی از کارکنانش را نیز به دلیل رسیدن به سن بازنشستگی از دست داده یا در حال از دست دادن آن‌هاست در چنین شرایطی باید به شیوه‌های مختلف به تامین این نیاز و برطرف کردن این کمبود پرداخت.
برخی از رایج‌ترین روش‌هایی که به این منظور در فرایند برنامه‌ریزی منابع انسانی بکار گرفته می شود عبارتند از:
- استخدام کارکنان جدید
- فراخوان مجدد کارکنانی که اخیر از سازمان جدا شدند.
- افزودن موقت بر ساعات کار و افزایش اضافه کاری‌ها
- کاستن از مرخصی‌ها
- واگذاری بخشی از کار به پیمانکاران واجد شرایط
- آموزش کارکنان موجود
- افزودن بر بهره وری و…
فرایند برنامه‌ریزی منابع انسانی وقتی کامل می‌شود که علاوه بر تعداد نیروی انسانی مورد نیاز سازمان حاوی اطلاعات دقیقی در مورد دانش، مهارت‌ها و شایستگی‌های نیروی انسانی هم باشد، یعنی علاوه بر کمیت، کیفیت را نیز لحاظ نماید. و همچنین حاوی اطلاعات دقیقی درباره بازار کار هدف باشد.
