مدیریت و برنامه‌ریزی نیروی کار طی کووید ۱۹ و بعد از آن

نگاهی به مدیریت کارکنان در زمان کوید ۱۹

بحران کوید شاید بزرگترین چالش منابع انسانی دیده شده در چند دهه اخیر است. تیم‌های منابع انسانی با مسائلی چون ارائه سیاست‌های جدید برای سلامت کارکنان، توانمند کردن کارکنان به کار کردن از خانه، ارزیابی بهره‌وری و راندمان در طول دورکاری و طراحی برنامه‌های مشارکت کارکنان روبرو هستند. سازمان‌ها در این محیط کاری در حال تغییر، برای چابک و سازگار شدن، نیازمند روش‌های عملکردی و راهبردهای متفاوتی هستند.
اجرای راهبردها برای اطمینان از سلامت روانی، تندرستی، پرورش استعدادها، توسعه رهبری، مدیریت عملکرد، جبران خدمات و پاداش و غیره، ضروری است. منابع انسانی اکنون برای حفاظت کردن از افراد و مشاغل، مشغول فعالیت های متعددی است.
سازمان‌های سراسر جهان، برای آنکه کارکنانشان را قادر به کار کردن از خانه بکنند، در حال بازسازی عملکردهای کاری هستند. آنها به دنبال فناوری‌های مؤثری هستند که بتوانند روندهای کاری را از خانه مدیریت کنند. ایده کار از خانه، چیز جدیدی نیست و به آرامی در سطح جهان رشد کرده و توسط فناوری توانمند شده است. با این حال، کار از خانه دیگر یک گزینه نیست، بلکه برای سازمان‌ها ضروری است و در اینجا، در وضعیت و شرایط احتمالی بعد از کوید ۱۹ نیز مطرح خواهد بود.
تیم‌های منابع انسانی با مسائلی چون ارائه سیاست‌های جدید برای سلامت کارکنان، توانمند کردن کارکنان به کار کردن از خانه، ارزیابی بهره‌وری و راندمان در طول دورکاری و طراحی برنامه‌های مشارکت کارکنان روبرو هستند.

 روش‌های کلیدی مدیریت نیروی کار، بعد از کوید ۱۹

۱. رایج ترین سؤالات و باورهای غیر علمی درباره دورکاری

۲. مدیریت موفق اجرایی در جهان بعد از کوید ۱۹

۳. به کار گرفتن یک سیستم اجرایی پیشرفته، جهت اطمینان از بهره‌وری نیروی دورکار

۴. نحوه با انگیزه نگه داشتن کارکنان، طی کار از منزل

۵. روش‌هایی برای ارزیابی مداوم بهره‌وری کارکنان

سؤالات رایج و باورهای غیرعلمی درباره دورکاری

این یک حقیقت اثبات شده است که فقط تغییر، ماندگار است و بیشتر اختلالات و تفاوت‌ها را می‌توانیم با بردباری پذیرش کنیم. ما با تغییرات نسبی که در افکار و اعمالمان ایجاد می‌کنیم، زندگی‌مان را سپری می کنیم. اختلال ایجاد شده توسط همه‌گیری کوید ۱۹، در مقایسه با اختلالات کوچکی که خود جهان با آن روبرو بوده، بسیار عظیم است. زندگی شخصی و حرفه‌ای ما به دلیل اصول فاصله‌گذاری اجتماعی، و اتخاذ سیاست‌های کار از منزل، دگرگون شده است. آیا آینده کار، دور کاری است؟ اجازه دهید به سؤالات متعددی که درباره این موضوع مطرح هستند، نگاهی بیاندازیم.

۱. آیا آینده کاری، به طور همیشگی به شکل کار از منزل خواهد بود؟

شکی نیست که دورکاری اطمینان می‌دهد که فعالیت‌های اقتصادی و شغلی، علارغم قرنطینه و عدم خروج مردم از خانه‌های‌شان، ادامه خواهد یافت. دورکاری به دلیل اینکه گزینه عملی برای بیشتر کسب‌وکارها است، به طور قطعی ادامه می‌یابد، اما تمام مشاغل نمی‌توانند به صورت دورکاری انجام شوند. برای هر شغلی، بهره‌وری دارای بیشترین اهمیت است، چنانچه داشتن بهره‌وری در زمان دورکاری نیز به همان اندازه امکان‌پذیر است. با این حال، می‌توان چنین تصوری داشت که با توجه به مزایای متعدد دورکاری، پذیرش آن به کمک فناوری، رو به افزایش خواهد گذاشت.

۲. آیا سازمان‌ها قبول خواهند کرد که کارکنانشان برای همیشه کار را در خانه‌هایشان انجام دهند؟

کسب‌‌وکارها، از زمانی که به کارکنانشان اجازه دور کاری داده‌‌اند، به لذت حاصل از صرفه‌جویی در هزینه‌های سربار، مانند تدارکات، تجهیزات و هزینه‌های مستغلات پی برده‌اند. برخی از آنها هم‌چنین فهمیده‌اند که دورکاری رضایت شغلی بیشتری به همراه دارد و در عین حال، موجب افزایش بهره‌وری و افزایش سودآوری مشاغل می‌شود. این کارفرماها به این روش عملکردی ادامه خواهند داد و حتی پس از همه‌گیری، سیاست‌های کار از همه‌جا را بنا خواهند نمود. آنها نیاز دارند که جلسات را به دشواری در طول مناطق زمانی به طور همزمان برگزار کنند و با وقفه‌ها کنار بیایند. آنها برای برقراری ارتباط باید از ابزارهای متفاوتی استفاده کنند. این ابزارها باید طوری باشند که به وسایل ارتباطی مانند ایمیل و تماس صوتی تصویری امکان نگه داری اطلاعاتی را بدهند که برای همکاری و مشارکت نیاز هستند.

۳. آیا موفقیت حرفه‌ای به محل کار بستگی دارد؟

مادامی که کار، راجع به آنچیزی است که انجام می‌دهیم، نه محلی که در آن قرار گرفته‌ایم، می‌توانیم مطمئن شویم که حتی در صورت دورکاری نیز موفق خواهیم شد. مابرای آنکه دینمان را به آن کار ادا کنیم، باید به توانایی و پشتکارمان اعتماد داشته باشیم. این کار زمانی امکانپذیر است که سطح عملکردی لازم را داشته باشیم. کار کردن می‌تواند بدون توجه به محلی که در آن قرار گرفته‌ایم، ادامه پیدا کند. این کار باعث می‌شود که حضور در دفتر کار به جای آنکه یک تعهد دائمی باشد، امری انتخابی باشد.

۴. آیا می‌توانیم “بررسی جایی که کار می‌کنیم” را با علاقه “به نحوه انجام کار” جایگزین کنیم؟

سازمان‌هایی که خطوط ارتباطی را باز نگه می‌دارند و سیستم‌های مدیریت عملکرد را برای پیگیری نتایج به کار می‌گیرند، می‌توانند به راحتی روش‌های کاری از راه دور را جایگزین کنند. محیط‌های کاری می‌توانند به راحتی بدون وابستگی به موقعیت، در سراسر مناطق جغرافیایی عمل کنند. برای چنین کاری آنها نیاز دارند که اطلاعات را به شکل دیجیتالی، بدون استفاده از قفسه‌های بایگانی و سیستم‌های در محل مدیریت کنند تا دستیابی تمام کارکنان به اطلاعات مورد نیاز را فراهم کنند.

۵. چه نوع ابزارهایی می‌توانند دورکاری را امکان‌پذیر کنند؟

مجموعه ابزارهای گوگل و مایکروسافت، تعداد زیادی اپلیکیشن‌های تماس‌گیری و اپلیکیشن‌های اشتراک‌گذاری داده‌ها را عرضه می‌کنند. از اینرو ما اپلیکیشن‌هایی مانند Slack، Zoom و Skype را داریم که دورکاری را برای بسیاری از مشاغل به یک گزینه قابل دسترس‌تر تبدیل می‌کنند. ابزارهای جدید، تقریباً همه روزه در حال شکل‌گیری هستند.

۶. امروزه، کارکنان از محیط کار چه چیزی می‌خواهند؟

برای نسل جوان، میزان حقوق به همراه انعطاف‌پذیری ساعات کاری و محل کار، مهم است. آنها با وجود فناوری‌هایی که انتخاب‌های‌شان را تسهیل می‌کنند، برای ماندن در خانه و مدیریت نیازهای خانواده یا سفر به مکان‌های عجیب‌وغریب هنگام انجام کار، بیش‌از بیش خوشحال می‌شوند. با افزایش تقاضا برای ابزارهایی که دورکاری را امکان‌پذیر می‌کنند، این ابزارها تحت بررسی قرار می‌گیرند. همه آنها قرار است به طور قابل توجهی اصلاح شوند که احتمالاً نشاندهنده موج بزرگتر دورکاری، حتی بعد از همه‌گیری هستند. کارکنان از کارفرمایان انتظار خواهند داشت، که تا مادامی که به بهره‌وری آسیبی نرسد، نسبت به دورکاری، دیدگاه بازی داشته باشند.

۷. دورکاری، یک فرصت و یک نعمت است یا کاملاً برعکس؟

ابزارهای درستی که عملکرد روزانه را بهینه می‌کنند، نه تنها موجب مشارکت و توانمندی کارکنان می‌شود، بلکه آنها را در کاری که انجام می‌دهند خلاق‌تر و آگاه‌تر می‌کند. کارکنان فعال و توانمند، ارزش بیشتری را به سازمان‌شان اضافه می‌کنند. آنها هم‌چنین به شکل بهتری با اعضای تیم‌شان ارتباط می‌گیرند و هم‌چنین می‌توانند پیشرفت بهتری داشته باشند.

۸. مدیران وقتی که کارکنانشان را پشت میزهایشان نمی‌بینند، چگونه می‌توانند از بهره‌وری آنها مطمئن شوند؟

امروزه، مدیران نمی‌توانند تنها با استفاده از نشانه‌های حسی، از بهره‌وری و پیشرفت کارکنانشان مطمئن شوند. آنها معمولاً نظارت می‌کنند که کارکنان زود سر کار حاضر شوند، دیرتر محیط کار را ترک کنند و یا فقط یک محیط اداری شلوغ پر از صدا و تلفن‌های در حال زنگ را در نظر می‌گیرند. چنین معیارهایی دیگر نشانه بهره‌وری، دستاورد و پیشرفت نیستند. وقت آن رسیده که مدیران یاد بگیرند برای مطمئن شدن از بهره‌وری، به دنبال نشانه‌های متفاوتی مانند وضعیت دستیابی به هدف، آموزش و خروجی جلسات باشند. وقت آن رسیده است که مدیران قبول کنند که کار بدون نظارت هم می‌تواند بهره‌وری داشته باشد. به موقع حاضر شدن و خارج شدن یک کارمند از کار، اما شانه خالی کردن او از کار، تنها هدر دادن زمان است. کارفرماها، برای قضاوت کردن درباره کارکنان، به جای سنجش زمان، می‌توانند دستاورد آنها را مد نظر قرار دهند.

روش‌هایی برای ارزیابی بهره‌وری کارکنان

سازمان‌ها، امروزه، نمی‌توانند تصمیم بگیرند که آیا باید محیط‌های کاری خلق کنند که با ترغیب کارکنان به پیشرفت و تعهد، موجب عملکرد آنها شود یا از ارزیابی عملکردی و فرآیندهای مدیریتی برای بررسی بهره‌وری کارکنان استفاده کنند، در حالی که می‌دانند برخی از کارکنان متعهد ممکن است به دلیل عدم وجود اعتماد آشکار به تعهدی که در کار دارند، مورد تحقیر قرار بگیرند. این وضعیت با توجه به نحوه اجرای دورکاری در بیشتر مشاغل، تشدید می‌شود. با توجه به دوره‌های بلند مدت قرنطینه‌ خود خواسته یا اجباری به خاطر بحران کوید ۱۹، شرکت‌ها در حال تغییر دادن روش کارشان هستند. آنها با استفاده از رقومی‌سازی، در حال به کار گیری طرح‌های کم‌وبیش دائمی کار از منزل هستند و زمینه را برای عادی سازی بلند مدت این طرح‌ها آماده می‌کنند.

 

۴ راهکار کارفرمایان برای مدیریت کارمندان در زمان همه گیری کوید ۱۹

۱. حفظ خطوط واضح ارتباطی

فعالانه، فرآیند را اجرا کنید، برای آنکه مطمئن شوید کارکنان حتی زمانی که کارشان را از خانه انجام می‌دهند نیز بهترینشان را در کار عرضه می‌کنند. برای آنکه چندین گزینه ارتباطی را در اختیارشان قرار دهید، از فناوری استفاده کنید. با راه‌اندازی ابزارهای اطلاعاتی مدیریت، به کارکنان کمک کنید پیشرفت پروژه‌های پیشرو را پیگیری کنند. در کنار ایمیل، از تماس صوتی تصویری برخط مانند Skype، ZOOM، Hangouts یا Slack، برای به اشتراک‌گذاری ایده‌ها، هم‌فکری و مباحثه میان گروه‌ها، استفاده کنید.

۲. اهدف SMRAT تعیین کنید و شاخص‌های اصلی را پیگیری کنید

برای تمام کارکنان، اهداف ساده و قابل بررسی در نظر بگیرید. اهدافی که را در یک دوره زمان به خصوص، به ویژه در پایان روز کاری باید انجام شده باشند. تعیین هدف، روشی است که به کارکنان کمک می‌کند سخت‌تر کار کرده و عملکردشان را بهتر کنند. چنین هدف‌گذاری با نام SMART شناخته می‌شوند. SMART مخفف حروف ویژه (Specific)، قابل بررسی (Measurable)، قابل اقدام (Actionable)، متناسب (Relevant) و محدود به زمان (Time-bound) ، است. هدف‌گذاری SMART به کارکنان کمک می‌کند عملکردشان را پیگیری کنند و در صورت نیاز عملکردشان را بالاتر ببرند به این منظور که استانداردهای جدید را رعایت کنند. با بررسی و پیگیری منظم عملکرد و به روزرسانی آن در ابزار اطلاعاتی عمومی پیشرفت، رقابت سالمی را در محیط کار ایجاد کنید.

۳. برای ارجاع و ارزیابی در آینده، آمار مشاهدات را ثبت کنید

برای آنکه قضاوت‌های بی‌طرفانه‌ای انجام دهید و در آینده منبعی داشته باشید، کارکنان‌تان را مورد مطالعه قرار دهید، استاندادهای عملکردی‌شان را درک کنید و مشاهدات‌تان را ثبت کنید. برای نگهداری یک گزارش روزانه و پیگیری فراز و نشیب عملکرد کارکنان، از فناوری استفاده کنید. چنین پی‌گیری، برای ارزیابی عملکرد سالانه کارکنانی که در محل کار حاضر می‌شوند یا دورکار هستند، به شدت مؤثر است و به تعیین استانداردهای عملکردی کمک می‌کند.

۴. برای دستیابی به یک کنترل واقعی، بر روی فناوری و تحول دیجیتالی سرمایه‌گذاری کنید

در شرایط امروزی، بررسی بهره‌وری کارکنان، باید مؤثر بوده و به محیط فیزیکی آنها ارتباطی نداشته باشد. سازمان‌ها در حال روی آوری به فناوری منابع انسانی هستند. آنها از این فناوری برای ماشینی کردن وظایف دستی منابع انسانی و نیز بررسی مؤثرتر عملکرد و تعیین فرآیندهای مدیریتی در محل و ایجاد یک تجربه کاری بهتر در نیروی کار استفاده می‌کنند. مدیران می‌توانند شاخص‌های کلیدی عملکرد تیم را با استفاده از نرم‌افزار پیگیری کنند و علارغم آشفتگی زمانی، برای موفقیت برنامه‌ریزی کنند. از آنجایی که نیروی کار دورکار و یا مشغول در یک محل، در تلاش هستند که وظایف مختلفی را در یک سطح مورد انتظار هماهنگی و کمال انجام دهند، از اینرو زمان کنونی بهترین زمان برای بهره‌گیری از مزایای شاخص‌های کلیدی و فناوری در مدیریت نیروی کار است.

چگونه می‌توان کارکنان را در طول دورکاری، با انگیزه نگه داشت؟ / کوید ۱۹

تغییرات بی‌سابقه سبک زندگی کاری، افراد مختلفی را به روش‌های متفاوتی تحت تأثیر قرار داده است. سازمان‌ها یاد می‌گیرند که فنون مدیریت مجازی، بسیار متفاوت‌تر از آنهایی هستند که در دفاتر معمولی دنبال می‌شوند. پس، سازمان‌ها چگونه می‌توانند از فرصت استفاده کنند و بلند مدت فکر کنند؟

۱. حسی از تعلق را تقویت کنید.

برای آنکه کارکنان را با انگیزه و متصل نگه دارید، یک دفتر کار مجازی برایشان درست کنید. سازمان با سرمایه‌گذاری بر روی ابزارهای فناورانه مانند ابزارهای کنفراس مجازی و ابزارهای همکاری، باید یک ارتباط برخط را برای کارکنان فراهم کند و با استفاده از آنها، مکالمات کاری و شخصی میان همکاران را تسهیل ببخشد. این کار باعث ایجاد یک حس تعلق و ارتباط در آنها می‌شود و به آنها انگیزه می‌دهد بهره‌وری بیشتری داشته باشند. همینطور به همان اندازه مهم است که ارتباط شخصی میان کارکنانی که از خانه کار می‌کنند، امکان‌پذیر شود.

راهنمایی:با ترتیب دادن فعالیت‌های تیمی مجازی (مانند آزمون) یا وقفه‌های کاری، کارکنان را به طور غیر رسمی متصل نگه‌دارید.

۲. ارتباطات عمومی را بهتر کنید.

مهم‌ترین چالش تیم‌های دورکار، چگونگی برقراری ارتباط است؛ با توجه به این موضوع که افراد، رو در رو نیستند، همیشه احتمال از دست رفتن برخی چیزها وجود دارد. اگر راهبرد ارتباط عمومی داخلی، بر اطمینان یافتن از شفافیت ارتباط تأکید نکند، می‌تواند باعث شکاف ارتباطی میان کارکنان و کم شدن مشارکت کارکنان دورکار شود.
راه‌چاره، استفاده از فناوری است. استفاده از پلتفرم‌های پیام‌دهی آنی، مانند Hangout، Slack، ارتباط غیر رسمی میان کارکنان را امکان‌پذیر می‌کند. ملاقات‌های منظم هفتگی میان مدیر و کارکنان و تسهیل ارتباط، نیروی کار را متصل نگه داشته و آنها را نسبت به آنچه که در حال وقوع است، آگاه می‌کند.

راهنمایی: ارتباط غیررسمی میان کارکنان می‌تواند آنها را هم‌چون یک تیم، متصل به هم نگه دارد.

۳. کارکنان را به رسمت بشناسید.

مدیران منابع انسانی باید از ابزارهای دیجیتالی و پلتفرم‌ها برای قدردانی از کارکنان فعال استفاده کنند. قدردانی هم مرتبه و هم‌تراز به یک اندازه مهم است. در شرایط کنونی که کل جهان، به دلیل قرنطینه شخصی فلج شده است، نیاز است به کمک قدردانی، شور و شوق کارکنان برای عملکرد بهتر، تقویت شود.

۴. یک جدول امتیاز بصری درست کنید.

شما ارتباطات داخلی مؤثر و اهداف واضح معینی برای کارکنان‌تان دارید. اما کارکنان شما هم‌چنان نیاز دارند که با چشمشان پیشرفت‌های‌شان را ببینند. یک جدول امتیاز بصری درست کنید که پیشرفت فردی و تیمی را نشان می‌دهد و کارکنان را برای رسیدن به اهداف‌شان ترغیب کنید. یک جدول امتیاز بصری هم‌چنین می‌تواند اولویت‌ها و شاخص کلیدی عملکرد هر کدام از تیم‌ها را به صورت شفاف و مفصل بیان کند. یک شخص می‌تواند برای بیان پیشرفت هفتگی و ماهانه از تحلیل‌ها و گرافیک‌ها، استفاده کند یا با به کار بستن اپلیکشین‌های پیشرفته مانند Trello برای مدیران و تیم‌ها، وظایف و همکاری را مشخص کند.
انجام ملاقات‌های ماهانه و هفتگی برای گفت‌گو درباره جدول امتیازات و اهداف کلیدی، کارکنان را متصل به هم و فعال نگه می‌دارد و به آنها انگیزه می‌دهد وظایف مشخص شده را انجام دهند.

راهنمایی: از ابزاراهای تحلیلی به همراه جداول امتیازی استفاده کنید تا به تیم‌ها و کارکنان، این امکان رابدهید که پیشرفت‌شان را در مقایسه با دیگران ببینند.

۵. انعطاف‌پذیری را فراهم کنید و بر روی دستاوردها متمرکز شوید.

برای بسیاری از کارکنان، کار کردن از خانه به معنی داشتن مسئولیت زیاد در قبال مدیریت وظایف شغلی و کارهای روزمره خانه‌داری است. مدیران در صورتی که زمان کار شغلی را به صورت کامل کنترل کنند (مدیریت خُرد داشته باشند)، ممکن است باعث ایجاد احساس اضطراب و فشار در کارکنان شوند.
درچنین مواقعی، فراهم کردن انعطاف‌پذیری و تمرکز بر روی دستاورد می‌تواند در مدیریت کردن افراد دور کار مؤثرتر باشد. بر روی وظایف/اهداف عملکردی فردی و جمعی جامع‌تری تأکید کنید. برای کارکنان اهداف واضحی تعیین کنید و برای کامل کردن آن اهداف، یک بازه زمانی نهایی برایشان تعیین کنید. کارکنان برای رسیدن به آن اهداف احساس انگیزه بیشتری خواهند داشت.

راهنمایی: کارکنان را ترغیب کنید به اهداف‌شان برسند و به آنها امکان دهید که زمانشان را خودشان انتخاب کنند.

۶. از قدرت فناوری بهره ببرید.

در شرایط دورکاری کنونی، فناوری نقش مهمی در مرتبط نگه داشتن سازمان‌ها با یکدیگر، بازی می‌کند. فناوری‌های دیجیتالی، تشکیل جوامع برخط و هدایت جلسات مجازی را آسانتر از گذشته کرده‌اند.
راه‌حل‌های دیجیتالی زیادی در دسترس هستند که تلاش‌های ارتباطی برخط شما را تسهیل می‌کنند. بر طبق نیازهای‌تان، ابزارهایی را انتخاب کنید که کاربرپسند بوده و در سراسر سازمان، قابلیت دسترسی آسانتری دارند.
در طول کار کردن از خانه، کارکنان برای آنکه به طور مؤثری کار کنند، نیازمند ایمیل، ابزارهای ویدیو کنفرانس، ابزارهای پیغام‌دهی فوری، ابزارهای ویژه مرتبط با کار، دسترسی به منابع اطلاعاتی برخط و غیره هستند. بر روی ابزارهایی سرمایه‌گذاری کنید که شرکت کردن در فعالیت‌های کاری و به انجام رساندن وظایف‌ را برای کارکنان آسانتر می‌کنند.
یک جلسه مجازی که به طور مکرر قطع می‌شود و امکان اشتراک‌گذاری مؤثر را به کارکنان نمی‌هد، نه تنها کل جلسه را به هم می‌زند بلکه انگیزه فعالیت را از کارکنان می‌گیرد.

۷. به تیم‌تان اطمینان داشته باشید.

زمانی که وظایف و مسئولیت‌های مورد انتظارتان را برای تیم‌تان مشخص کردید، مجبورید که برای انجام کار، به تیم‌تان اعتماد کنید. در دورکاری، سر زدن به کارکنان در طول روز و پرسیدن آنچه که در حال انجامش هستند، امکان‌پذیر نیست.
شما به عنوان یک مدیر، تنها می‌توانید به کارکنان‌تان انگیزه بدهید و آنها را در مسیر درست هدایت کنید. بعد از آن، مجبورید که برای انجام شدن کار، به کارکنان‌تان اعتماد داشته باشید.

راهنمایی: از زنگ زدن یا پیام فرستادن مکرر به کارکنانتان اجتناب کنید و به آنها اجازه دهید که در زمان مقرر مراجعه کنند.

برای اطمینان از بهره‌وری کارکنان از یک سیستم اجرایی پیشرفته استفاده کنید.

با توجه به اینکه کار از خانه فقط یک گرایش نیست، بلکه باید برای همیشه مورد پذیرش قرار بگیرد، از اینرو، قادر ساختن مدیران به مدیریت مؤثر تیم‌ها و عملکرد آنها بسیار ضروری است. عقیده ما بر این است که برای هر تیمی، تعیین اهداف واضح و نظارت بر آنها، در راستای اولویت‌های سازمانی، به طور روزافزونی اهمیت یافته است. هم‌چنین مهم است که این اهداف را بر پایه یک زمان واقعی ارزیابی کنید. این رویکرد، در متعهد نگه داشتن نیروی کار و نیز حصول دستاوردهای مطلوب به ویژه در زمان دورکاری، بسیار مؤثر خواهد بود.
موارد زیر، برخی از اجزای کلیدی یک سیستم اجرایی پیشرفته هستند که به سازمان‌ها در این الگوی کاری جدید (دورکاری) کمک می‌کنند:  

اجزای کلیدی یک سیستم اجرایی پیشرفته، کمک کننده به سازمان ها در زمان دورکاری

۱. رویکرد بر پایه OKR (نتایج عینی و کلیدی)

OKR یا نتایج عینی و کلیدی، یک فن هدف‌گذاری رایج است که به سازمان‌ها کمک می‌کند اهداف‌شان را تعیین، ابلاغ و پی‌گیری کنند. OKR یک رویکرد جامع، در مدیریت اهداف و سطوح اجرایی کارکنان در تمام سطوح شغلی است. این رویکرد، در ایجاد هم‌سویی و تعامل بهتر حول اهداف قابل ارزیابی، مؤثر است.

۲. شفافیت و هم‌سویی با اهداف سازمانی

کارکنان اغلب از چشم‌انداز، ارزش‌های اصلی و اهداف سازمان آگاه نیستند. این موضوع به ویژه در شرایط دورکاری (مانند کوید ۱۹)، بیشتر مشخص می‌شود. یک رویکرد مبتنی بر نتایج عینی و کلیدی (OKR) پیشرفته، مبتنی بر یک سیستم اجرایی پیشرفته، به کارکنان این توانایی را می‌دهد که اهداف چالش‌برانگیزی که به طور مستقیم هم‌سو با اهداف سازمانی هستند را مشخص کنند. این موضوع این اطمینان را می‌دهد که همه به سمت یک چشم‌انداز مشترک کار می‌کنند و به سمت نتایج یکسانی هدایت می‌شوند.
کارکنان، زمانی تعهد بیشتری خواهند داشت که این هم‌سویی واضح و مشخص باشد، زمانی که مشخص باشد که چگونه اهداف کارکنان بر اهداف مدیر تأثیر می‌گذارند و چگونه اهداف مدیر به نتایج بزرگتر سازمان منجر می‌شوند.

۳. اهداف SMART

ایده این اهداف این است که به کارکنان کمک می‌کند عملکردشان را بهتر کنند. از اینرو، به همان اندازه مهم است که اهداف به طور واضح درک و تعریف شوند. اهدافی که تعریف ضعیفی دارند، باعث گیجی و عملکرد ضعیف می‌شوند.از اینرو مهم است که اهداف، ویژه، قابل ارزیابی، قابل اقدام، متناسب و دارای محدوده زمانی باشند. اهداف SMART شفافیت مورد نیاز بیشتری را ارائه می‌دهند و باعث می‌شوند که که کارکنان برای رسیدن به اهداف، احساس مالکیت داشته باشند. اهداف SMART، آنچه که باید حاصل شود را به طور واضح مشخص می‌کنند (ویژه هستند)، اعمال سلیقه شخصی را از بین می‌برند (نحوه ارزیابی را مشخص می‌کنند)، آنچه که باید انجام شود را شرح می‌دهند (قابل اقدام هستند) و چارچوب زمانی دستیابی به هدف را مشخص می‌کنند (دارای محدوده زمانی هستند).

۴.نظارت منظم اهداف و شاخص‌های اصلی

در چنین مواقعی، مدیران نه تنها باید پیشرفت همه‌جانبه اهداف، که فعالیت‌ها/وظایف اصلی و به روزرسانی‌های منظم در مورد آن اهداف را نیز بررسی کنند. باید مطمئن شد که برای تعیین دستیابی به نتایج (اهداف)، کارکنان به طور پیوسته بر روی این ورودی‌ها متمرکز ‌شوند. متمرکز شدن بر روی تکمیل شاخص‌های اصلی، احتمال دستیابی به اهداف را بیشتر می‌کند.

۵.برنامه منظم یک به یک

مهم است که به هر یک از اعضای تیم، به طور کامل توجه کنید. از اینرو مطمئن شوید که به طور منظم به تک تک آنها توجه خواهید کرد. با این روش نه تنها در جریان امور قرار خواهید گرفت بلکه به اعضای تیم این امکان را می‌دهید که به طور مستقیم درباره مسائل و موفقیت‌های‌شان صحبت کنند. علاوه بر این، می‌توانید به طور مداوم به آنها بازخورد بدهید و درباره پیشرفتی که درباره اهداف یا وظایف آتی به دست می‌آورند، صحبت کنید.

۶. بررسی مکرر/در لحظه اهداف

پیگیری منظم پیشرفت کارکنان، به شما کمک خواهد کرد که به موقع هر گونه مشکل را درک و شناسایی کنید. چنین شناسایی می‌تواند در صورت نیاز، به اصلاح مسیر کمک کند. بررسی هفتگی اهداف کوتاه مدت و بلند مدت، حتی در مورد کارکنانی که عملکرد عالی دارند، می‌تواند به فعال‌تر و متعهد‌تر شدن آنها بیانجامد.آنها به طور مکرر به بازخورد و راهنمایی مدیران نیاز دارند، به ویژه در رابطه با اهداف و وظایف چالش برانگیزی که برای اولین بار انجام می‌دهند. مدیران می‌توانند با استفاده از یک سیستم مناسب مدیریت عملکرد کارکنان، به طور پیوسته از عملکرد کارکنان باخبر شوند و فرآیند بازخورد مؤثری را به کار بگیرند.

۷. بازخورد مستمر

بررسی سالانه، یک موضوع قدیمی شده است. یک سیستم مدیریت عملکرد مستمر، چیزی است که باعث می‌شود سازمان و کارکنان غیر متمرکز (دورکار) افکار مشترکی داشته باشند. در عین اینکه به کارکنان بازخورد می‌دهید، مطمئن شوید که پیامتان شفاف و واضح است. درباره آنچه که در حال انجام شدن است و آنچه که نباید انجام شود، دقیق‌تر باشید. امکاناتی که به کارکنان و مدیران اجازه گفت‌وگوی محاوره‌ای برخط و در لحظه را در هر سطحی از هدف فراهم می‌کنند، بازخوردهای مکرر و به موقع را نیز تضمین می‌کنند.

۸. اهداف و صلاحیت کارکنان

بسیاری از سازمان‌ها، در اینکه شایستگی‌های کارکنان را در زمینه اهداف تعیین شده، به صراحت مورد توجه قرار دهند، شکست می‌خورند. اهداف متفاوت به شایستگی‌های متفاوت در سطوح مختلف کارکنان، نیاز دارند. هدف‌گذاری بر پایه شایستگی، به مدیران (و سازمان‌ها) کمک می‌کند توانمندی‌های کل سازمان را افزایش دهند. آنها می‌توانند شایستگی را با عملکرد کارکنان و نیز پیشرفت شغلی مرتبط کنند. این روشی است که می‌توانید با آن شایستگی‌های کارکنان را با اهداف سازمانی ارتباط دهید و به آنها کمک کنید که به اهداف کاری دست یابند.

۹. مشاهدات مهم را ثبت کنید

ما به عنوان یک انسان، تحت تأثیر اثرات تأخیر و تازگی قرار می گیریم و این تأثیرپذیری، به طور معمول بر ارزیابی ما از کارکنان نیز اثرگذار است. پلتفرم‌های امروزی، حسابگرهای آماده ارزیابی پایان سال هستند که به مدیران اجازه می‌دهند تمام مشاهدات مثبت و منفی، به ویژه در رابطه با عملکرد کارکنان را ثبت کنند.
فناوری نقش حیاتی در موفقیت روش دورکاری دارد. سازمان‌ها باید فناوری درستی، مانند یک سیستم مدیریت عملکرد را برای پیگیری نتایج عینی و کلیدی (OKRs) به کار بگیرند. آنها باید اهداف شخصی را با اهداف سازمانی هم‌سو کنند و از رویکردهای قدیمی دوری کنند. بعد از آن، می‌توانند کارکنان را تنها در رابطه با عملکردشان ارزیابی کنند. آنها با ایجاد یک فرآیند مؤثر مدیریت عملکرد، می‌توانند مطمئن شوند که کارکنانی که عملکرد نمونه‌ای دارند را شناسایی کرده و مورد قدردانی قرار خواهند داد.

۷ نشانه مدیریت موفق استعدادها در دنیای بعد از کوید ۱۹

عدم اطمینان اقتصادی و ترس از رکود اقتصادی، هم‌چنین نگرانی‌های اصلی بسیاری از کارفرماها است. با این ‌حال، آنها نمی‌توانند رویکرد کوتاه مدتی اتخاذ کنند و تنها بر روی مهار هزینه‌ها تمرکز کنند. بسیاری از کارفرماها، امروزه به طور موقت استخدام را متوقف کرده‌اند و روش‌های استخدامی‌شان را تغییر داده‌اند. در اینجا به تعدادی از راهبردهای مدیریت استعدادها اشاره شده است، تا اطمینان حاصل شود که بعد از کوید ۱۹ و برگشت جهان به شرایط عادی، کسب‌وکار مانند قبل خواهد شد.

۱. بر روی امنیت شغلی و به‌زیستی کارکنان تمرکز کنید

کارفرماها در عین حال که برنامه‌های پاداش را تغییر می‌دهند و روی یک شکل جدید کار می‌کنند، باید امنیت شغلی را در اولویت قرار دهند. فرصت‌های ثبات و رشد بیش از همه مهم هستند، در حالی که شدت تأثیر اقتصادی کوید ۱۹ بر روی بخش‌های ویژه‌ای از صنعت، نیز مهم است. هدف آن است که حس هدفمندی به نمایش گذاشته شود، در عین محافظت از به‌زیستی کارکنان، پاداش‌های قابل اعتمادی برایشان فراهم گردد و در حالت کلی به تحمل‌پذیری جامعه اهمیت داده شود.

۲. جبران خدمت جامع و مزایا

رهبران منابع انسانی همان‌طور که باید دوباره تأکید کنند که بر ایجاد ثبات و فرصت‌های رشد برای کارکنانشان متعهد خواهند بود، هم‌چنین، باید به پاداش‌ها و پرداخت‌ها، مانند تجربه کلی یک کارمند، نگاه ‌کنند. بررسی مجدد حقوق و مزایا و کاهش حقوق‌ها به جای اخراج، ممکن است در مواقع سخت، کمک کننده باشد. زیرا شرکت‌ها باید بدانند که در موقعیتی هستند که در صورت بهبود وضعی، به طور همه‌جانبه کارشان را از سر خواهند گرفت و به کارکنشان نیاز خواهند داشت. در اولویت قرار دادن سلامت کارکنان و نیز درآمد مهم است. بررسی‌ها نشان می‌دهند که حتی در شرایطی که قوانین قرنطینه، کار کارکنان را محدود کرده است چگونه برخی از کارفرماها حقوق کامل پرداخت کرده‌اند،. بسیاری از شرکت‌ها اطمینان دادند که کارکنان اصلی که علارغم شرایط قرنطینه، در محل کار حاضر شده بودند، یک افزایش ۱۴ درصدی در دستمزدهای ساعتی‌ داشته‌اند و پیشنهاد اضافه کار، پاداش‌های مقطعی، تشویقی، حقوق بابت سختی کار یا برخی مزایای دیگر دریافت کرده‌اند.

۳. فرصت‌های یادگیری مستمر

برای آنکه چابک بمانید، بر آگاهی و نوآوری تأکید کنید و برای برآورده کردن الزامات محیط‌های کاری در حال تغییر، در حین کم کردن مخاطرات قابلیت‌ها نیز استفاده کنید. تا زمانی که همه چیز به حالت عادی بازگردد، روی افزایش استعدادهای موجود تمرکز کنید. در مهارت آموزی و ارتقاء مهارت سرمایه گذاری کنید. به کارکنان کمک کنید، که خود را با فناوری‌های دیجیتالی و اتوماسیون کاری سازگار کنند. فرصت‌های یادگیری باید به طور مستمر فراهم شوند، چرا که کارکنان، برای رشد قابلیت‌های‌شان مشتاق هستند.

۴. از برند کارفرمایی خود محافظت کنید

از بررسی‌های کوتاه مدت اجتناب کنید. این بررسی‌ها می‌توانند مسائل بلند مدتی در رابطه با جذب استعدادهای جدید، مشارکت کارکنان و بهره‌وری و هم‌چنین تعهد کارکنان ایجاد کنند.

۵. یک فرهنگ جدید پایه‌گذاری کنید

برای نیروی کاری که باید در محل کار حاضر ‌شده و با دیگران هماهنگ شوند، از یک راهبرد بازدارنده استفاده کنید تا مطمئن شوید که بهره‌وری آنها تحت تأثیر عدم ارتباط قرار نخواهد گرفت. همه را از جریان نوآوری‌های جدید و تلاش‌های صورت گرفته، باخبر کنید، زیرا کار از خانه تا آینده قابل پیش‌بینی ادامه خواهد یافت و افراد بسیاری هستند که از ایجاد تعادل میان کار و خانه ناتوان بوده و دچار فشار روانی می‌شوند. تصمیم بگیرید که بعد از همه‌گیری، کدام تغییرات، همیشگی خواهند بود و کدام یک تغییر خواهند کرد. برای مدیریت مقاومت در برابر تغییر و ایجاد سازوکارهای بازخوردی که شما را از انتظارات کارکنان باخبر نگه می‌دارند، نقشه‌هایی داشته باشید. برای تغییراتی که بیشتر از همه‌گیری طول خواهند کشید و تغییراتی که بعد از اتمام همه‌گیری، به حالت عادی بازخواهند گشت، تصمیم آگاهانه‌ای بگیرید.

۶. یک محیط کار به هم پیوسته درست کنید

برای آنکه مطمئن شوید که کسب‌وکارتان تا حد ممکن تداوم خواهد داشت، از فرآیندهای جدید استفاده کنید و مانع تأثیرپذیری نقش‌ها و فعالیت‌های کلیدی از شرایط موجود شوید. به تمام نواقص و نیازهای غیر منتظره‌ای که ممکن است به طور ناگهانی اتفاق بیافتند، فکر کنید. سیستم‌های مقاومی طراحی کنید تا همه افراد بتوانند خود را در یک دنیای نامطمئن زنده نگه داشته و حفظ کنند. مخاطرات را کاهش دهید و عملیات تجاری را تداوم ببخشید. از سیستم اتوماسیون برای تسهیل و دیجیتالی کردن وظایفی که به صورت دورکاری انجام می‌شوند، استفاده کنید.

۷. از استعدادها بهره ببرید

برای آگاهی از نقاط قوت و ضعف و نواقص مهارتی و استفاده از فرصت‌های موجود، قابلیت دسترسی به استعداد های موجود را بررسی کنید و حتی با تکیه بر تمام گزینه‌ها و مجموعه مهارت‌های موجود، اهداف جدیدی تعیین کنید. درک واضحی از مهارت‌ها، توانایی‌ها و تجربه‌های نیروی کار و کسانی که به مقدار زیادی بر روی آنها تأثیرگذار هستند، داشته باشید و این افراد تأثیرگذار را با توافق همه اعضا، به عنوان مربی انتخاب کنید.
از فناوری برای ایجاد یک فرهنگ کاری تغییر یافته، استفاده کنید. کارکنان‌تان را به کار کردن از خانه توانمند کنید و بر اساس مهارت‌های ویژه‌ و زمینه‌های تخصصی آنها، پروژه‌هایی را در موقعیت‌های مختلف به آنها اختصاص دهید.
برنامه‌ریزی آگاهانه‌ای برای استعدادها داشته باشید و برای حل نواقص موجود در تیم‌های غیر متمرکز، از توان جمعی استعدادها استفاده کنید. با چرخش برنامه‌ریزی‌شده کارکنان در نقش‌های چند مسئولیتی، کل شرکت را منتفع کنید.

 

بحران کوید ۱۹

بحران کوید ۱۹، چالش‌های بی‌شماری را برای آزمایش تاب‌آوری نوع بشر به طور کلی و انواع مشاغل و تیم‌های عملیاتی فراهم آورده است. تیم‌های منابع انسانی در همه‌جا، در حین اینکه بهره‌وری و راندمان کارکنانشان را بالا نگه می‌دارند، فرآیندهای‌شان را نیز بازسازی می‌کنند.
راه پیشروی کارفرماها، به طور قطع، رقومی‌سازی و حمایت از کارکنان به کمک ابزارها، فناوری و فرآیندهایی است که برای تضمین عملکرد ضروری هستند. هم‌چنین زمان آن رسیده است که اهمیت تعیین اهداف واضح برای کارکنان و ارزیابی عملکرد آنها با استفاده ازمعیارهای ملموس مانند OKRs، مورد پذیرش قرار گیرد. هدف گذاری، نظارت و بررسی‌های مکرر این امکان را فراهم می کند که به طور هدفمند کارکنانتان را ارزیابی کنید و مطمئن شوید که کار از راه دور بر کارایی آنها تأثیر نمی گذارد. کارفرمایان برای آنکه مطمئن شوند که بازگشت به حالت عادی، تغییر اساسی دیگری را مطالبه نخواهد کرد، شاید راه‌هایی برای ایجاد فرهنگ متصل ماندن نیروی کار و حفظ انگیزه و الهام بخشی به آنها در نظر بگیرند.

تیم‌های منابع انسانی در همه‌جا، در حین اینکه بهره‌وری و راندمان کارکنانشان را بالا نگه می‌دارند، فرآیندهای‌شان را نیز بازسازی می‌کنند.