در بخش اول و دوم و سوم این مقاله مراحل شروع به کار استخدام نیروی کار و برند استخدامی و پیدا کردن نامزدها را بررسی کردیم و در ادامه توجه شما را به قسمت چهارم مقاله با موضوع ارزیابی نامزدها و غربالگری رزومه‌ها و همچنین مصاحبه از نامزدها، در راهبردهای منابع انسانی (فرصت شغلی) جلب می کنیم.
ارزیابی نامزدها – غربالگری
۱- غربالگری رزومه‌ها/مشخصات
حالا که شروع به دیدن رزومه‌ها/متقاضیان کردید، زمان بررسی نامزدها برای آن شغل است. در اینجا، شما باید بر اساس رزومه‌ها مشخص کنید که آیا این نامزد برای شغل مورد نظر و سازمان مناسب است یا خیر.
به دلیل اینکه یک شرح شغل به‌روزرسانی شده تهیه کرده‌اید، درک عمیق‌تان از موقعیت، به دردتان خواهد خورد. غربالگری رزومه‌ها یا متقاضیان، کار آسانی نیست، به ویژه اگر تعدادشان زیاد باشد. مسئولیت شما در قبال سازمان و متقاضیان این است که تمام ارسالی‌ها را به دقت بررسی کنید. آگاهی از اینکه داشتن چه چیزی اجبار و چه چیزی خوب است کلیدی برای محدود کردن فهرست متقاضیان به گروه قابل مدیریت‌تر و بررسی‌های دقیق‌تر است.
هنگام بررسی نامزدها و غربالگری رزومه‌ها، تعدادی گزینه وجود دارد که به شما طی فرآیند ارزیابی کمک خواهد کرد. در سطح پایه، می‌توانید نیازمند‌ی های شغلی را مد نظر قرار داده و به هر یک از نامزدها نمره الف، ب یا پ بدهید.
نامزدهای با نمره الف، در صدر کسانی هستند که قصد دارید به مراحل بعدی فرآیند ببرید. نامزدهای ب، نامزدهای “احتمالی” هستند (نامزدهایی که بعد از مشخص شدن نتیجه فهرست نامزدهای الف، شاید دوباره درباره‌شان بازنگری کنید). نامزدهای پ، با نیازهای شما مطابقت ندارند. می‌توانید فوراً کاراین نامزدها را به انجام برسانید؛ به آنها اطلاع دهید که دیگر مد نظر شما نیستند.
گزینه دیگر برای غربالگری رزومه‌های نامزدهای دریافتی، ایجاد معیارهای امتیازدهی به نامزدها است. شما می‌توانید یا از یک مقیاس امتیاز بندی یا یک عنوان ساده بله و نه برای امتیازبندی نامزدها استفاده کنید.
- آیا تحصیلات یا گواهی لازم را دارند؟
- آیا حداقل سال سابقه مورد نیاز را دارند؟
- آیا از مهارت‌هایی که برای موقعیت شغلی ضروری هستند، برخوردار هستند؟
دانستن اینکه که در هر یک از رزومه‌ها باید به دنبال چه چیزی باشید به شما کمک خواهد کرد در غربالگری رزومه‌ها موارد زیر را مد نظر قرار دهید.
- حداقل صلاحیت‌ها/ مهارت‌های مرتبط/ مهارت‌های فنی
- دقت/آراستگی/غلط نوشتاری/ گرامر
- سبک ارتباط/ مهارت‌ها (نوشتاری، شکل دادن به افکار، وضوح)
- سبک/شخصیت
- نتایج کمی (برای مثال برای فروش)
- تاریخچه کاری – تاریخ‌ها/فاصله‌ها
- حقوق (معرفی‌نامه)
- دستاوردها مسئولیت فزاینده
- مسیر حرفه‌ای
شاید بپرسید که این همه اطلاعات را چگونه مدیریت کنید؟
بسیاری از شرکت‌ها کار خود را با استفاده از ابزارهای موجودی نظیر صفحات گسترده و پوشه‌های فایل آغاز می‌کنند. اما با افزایش تعداد استخدام‌ها، این روش‌ها ممکن است برای غربالگری رزومه‌ها ناکارآمد و وقت‌گیر شوند. در چنین شرایطی، بهتر است به یک سیستم ردیابی تقاضا (ATS) فکر کنید. سیستم‌های ATS متفاوتی وجود دارند که از لحاظ قیمت، از گزینه‌های ارزان تا بسیار گران در دسترس هستند. بنابراین، مهم است بدانید از یک سیستم ATS چه انتظاراتی دارید و کدام ویژگی‌های اضافی می‌توانند به شما کمک کنند.
ویژگی‌های کلیدی سیستم ردیابی تقاضا (ATS) در فرآیند استخدام و غربالگری رزومه‌ها
- راه‌اندازی فرصت شغلی
- ارسال فرصت شغلی از ATS به تارنمای شرکت
- وارد کردن نامزدهایی که درخواست داده‌اند، از جمله رزومه آنها و مطابقت دادن آنها با کار مورد نظر
- ردیابی مراحلی طی شده توسط نامزد حین فرآیند استخدام
- ایجاد الگوها برای اطلاع دهی به نامزدها در طول فرآیند
- روشی برای مکاتبه با نامزدها و ردیابی آن ارتباطات
با استفاده از ابزارهایی که دارید، مسئولیت کلیدی شما در سراسر فرآیند استخدام این است که مطمئن شوید که نامزدها تجربه خوبی از فرآیند استخدام داشته باشند. حتی در صورتی که در نهایت هیچ نامزدی را استخدام نکنید، این احتمال وجود دارد که آنها در آینده مشتری شما شوند یا منبع عالی برای این باشند که شما را به نامزدهای دیگر معرفی کنند. درباره این فکر کنید که اگر یک نامزد بودید چگونه می‌توانستید فرآیند استخدام را عالی کنید.
در روند غربالگری رزومه‌ها حداقل ما به شما توصیه می‌کنیم :
- یک پاسخ /پیام تشکر برای رزومه‌های ارسالی ایجاد کنید.
- در طول فرآیند، بازخورد و به روزرسانی به موقع انجام دهید.
- در محل مصاحبه تشریفات رسمی داشته باشید.
- با نامزدها طوری رفتار نکنید که انگار “آدم‌های خوش‌شانسی هستند که مورد توجه شما قرار گرفته‌اند.”
در طول تمام مکالمات، چه از طریق ایمیل یا تماس تلفنی، اشتیاقتان را نشان دهید.
به یاد داشته باشید که تجربه یک نامزد شغلی، با اولین ارتباط شروع می‌شود، یعنی از همان ابتدای خواندن آگهی یا تماس با او و بررسی اجمالی معارفه.
به خاطر داشته باشید که ایجاد سفیرانی برای شرکت‌تان مهم است. مطمئن شوید که فوراً نامزدهایی که با موقعیت شغلی مورد نظر مطابقت ندارند را مطلع کنید.
یک اعلان کوچک می‌تواند به این شکل باشد
“مثال “نه متشکرم”
از شما به خاطر توجه‌تان به شرکت متشکریم. اگر چه شما صلاحیت‌های جالب زیادی دارید، تشخیص ما بر این بوده است که شما برای نیازهای این موقعیت، مطابقت ندارید. مطمئن باشید که ما اطلاعات شما را برای نیازهای آتی‌مان که شاید مطابقت بیشتری داشته باشید، در یک پوشه نگه خواهیم داشت. برای جست‌وجوی‌تان، بهترین‌ها را برایتان آرزو می‌کنیم.
با تشکر
(نام مدیر استخدام/عنوان)”
پیش‌غربالگری در غربالگری رزومه‌ها
پیش غربالگری لیستی از سؤالات هدفمند است که بعد از دریافت رزومه/درخواست، فرستاده می‌شود و مقصود آن آشکار شدن صلاحیت‌ها ست. این یک فرصت عالی است که مشخص می‌کند آیا نامزدها صلاحیت‌های ضروری را دارند یا خیر و نیز کوششی است که به الزامات حقوق می‌پردازد. بله این مرحله دیگری در فرآیند غربالگری رزومه‌ها است، اما زمانبر نبوده و می‌تواند به سرعت نامزدهای غیر صلاحیت‌دار را حذف کرده و در نهایت پول و زمان شما را حفظ کند.
یک پیش‌غربالگری می‌تواند توسط گوشی یا در یک پرسشنامه ایمیل انجام شود. از آنجایی که این یک پیش غربالگری است، باید کاملاً خلاصه باشد و بیشتر از ۵ سؤال کلیدی را شامل نشود.
برخی سؤالات احتمالی پیش غربالگری که در روند غربالگری رزومه‌ها می‌توانید مد نظر قرار دهید از این قرار هستند:
•شرایط حقوق و دستمزد شما چیست؟
•تاریخچه کاری‌تان را در رابطه با این شغل توضیح دهید؟
•آیا تجربه ای در انجام کار X دارید؟
•چه زمانی برا ی مصاحبه در دسترس هستید؟
“سؤالات پیش غربالگری برای هماهنگ‌کننده خدمات مشتری
۱- چرا در حال حاضر به دنبال کار جدیدی هستید؟ چرا می‌خواهید موقعیت (شغلی) کنونی‌تان را ترک کنید؟
۲- تجربه‌تان را در رابطه با راه حل مذاکره مسئله با مشتری شرح دهید؟
۳- تجربه‌تان را در رابطه با مدیریت یک پروژه از ابتدا تا انتها شرح دهید؟
۴- لطفاً به مهارت‌های رایانه‌ای‌تان امتیاز دهید (۱ بیشترین، ۵ کمترین): الف: ورد، ب) اکسل، پ) پاور پوینت، ت) سایر (لطفاً فهرست کنید)
۵- انتظار حقوق سالانه‌تان چقدر است؟
۶- وضعیت جست‌وجوی شغلی شما چگونه است؟ آیا هیچ‌گونه پیشنهاد یا ضرب‌الاجلی دارید؟”
۲- غربالگری (بررسی) تلفنی
غربالگری تلفنی که به آن مصاحبه تلفنی نیز می‌گویند، یک مکالمه تلفنی نفر به نفر است که قبل از صرف زمان برای مصاحبه حضوری مشخص می‌کند آیا یک نامزد برای شغل مورد نظر و سازمان مناسب است یا خیر.
یک بررسی تلفنی می‌تواند در هر جایی و با زمان ۱۵ الی ۶۰ دقیقه انجام شود و به عنوان یک گفت‌وگوی عمیق‌تری نسبت به پیش‌غربالگری اصلی محسوب می‌شود. این بررسی علاقه نامزدها به شغل مورد نظر، مهارت‌ها و توانمندی‌ها و شایستگی‌های آنها را آشکار می‌کند. هم‌چین این یک روش عالی برای بررسی مهارت‌های ارتباطی است. پرسیدن سؤالات رفتار محور که از نامزدها می‌خواهد درباره یک وضعیت خاص، وظیفه یا عمل انجام شده و نتایج حاصل از آن اطلاعات بدهند، بینشی به دست می‌دهد که آیا او دارای مهارت‌ها و تجربه‌های لازم است یا خیر.
نکته کلیدی آن است سؤالاتی بپرسید که به شما کمک می‌کند تشخیص دهید که آیا شخص مورد نظر به اندازه کافی صلاحیت رفتن به مرحله بعدی که همان ملاقات حضوری است را دارد یا خیر. سؤالات شما بسته به موقعیت شغلی متفاوت خواهد بود،
اما در یک سطح بالا، حداقل باید شامل موارد زیر باشد:
تاریخچه کاری، اثبات صلاحیت‌ها، گفت‌وگو درباره مهارت‌ها، حقوق و قابلیت دسترسی.
تنها سؤالات بله و خیر نپرسید. سؤالات انتهای باز بپرسید که باعث شود نامزدها تجربیات به خصوص‌شان را در میان بگذارند.
سؤالات کلیدی در مرحله پیش غربالگری در مرحله غربالگری رزومه‌ها :
• درباره زمانی بگویید که (برای مثال مجبور بودید با یک رییس چالش برانگیز مواجه شوید.
• موردی از (برای مثال توانایی‌تان در کار گروهی) را شرح دهید.
تمام سؤالات مرحله پیش غربالگری و بررسی تلفنی باید همیشه با نیازمندی‌های شغلی ارتباط داشته باشند برای مثال، رهبری، ارتباطات یا دیگر شرایط ویژه. برای مثال به جای پرسیدن اینکه آیا کسی هست که هنگام کار کردن شما، از بچه‌های‌تان مراقبت کند؟ درباره ساعت‌های کاری مورد نیاز صحبت کنید و از نامزدها بپرسید که آیا می‌توانند از پس این شرایط بر بیایند یا خیر.
سوالات یک الگوی غربالگری تلفنی در مرحله غربالگری رزومه‌ها
پیشینه/چرا به این موقعیت شغلی علاقه دارید (سؤالات ۳ تا ۵)
- اگر می‌توانستید کار ایده‌آلتان را طراحی کنید، آن چه کاری بود؟ (شغل/فرهنگ/مدیر)
- درباره موقعیت فعلی‌تان بگویید. چه چیزی در کارتان را بیش از همه و کمتر از همه دوست دارید؟
- چه مهارت‌ها/دانش/توانمندی‌هایی دارید که در رزومه‌تان آشکار نیست؟
- درباره مدیر/سرپرست/رهبر تیمی که بیشترین رابطه مؤثر را با او داشته‌اید صحبت کنید (چرا او تأثیرگذار بود؟)
سؤالات موقعیتی/ تجربه‌های‌تان را شرح دهید (سؤالات ۵ تا ۸ - مهارت‌های مدیریتی‌تان را شرح دهید. لطفاً از تجربه‌تان در رابطه با نوشتن، گزارش‌دهی، پیگیری و دیگر نقش‌های پشتیبانی بگویید.
- از زمانی برایمان بگویید که پروژه‌های مختلفی در دست داشتید، اما مسئولیت مهم دیگری به شما داده شد. واکنش و پاسخ شما به این موقعیت چه بود؟
- گزارش‌دهی در این نقش، اعم از طرح پیشنهادی، ارائه، یا به‌روزرسانی گزارش مشتری، بسیار مهم است. از تجربیاتتان در این زمینه بگویید.
- زمان‌هایی وجود دارد که تحت فشار کاری بسیار زیادی هستیم. درباره زمانی بگویید که تحت چنان فشاری بودید و اینکه چگونه با آن کنار آمدید.
- درباره مهارت‌های ارتباطی‌تان بگویید… چگونه به بهترین شکل، با مشتریان داخلی و خارجی ارتباط می‌گیرد؟
- درباره سخت‌ترین تعارضی بگویید که با مشتری (داخلی یا خارجی) یا فروشنده داشتید. چه کاری انجام دادید؟ مشتری چه کاری انجام داد؟ نتیجه چه شد؟
- چه اهداف شغلی دارید – امیدوارید ۳ تا ۵ سال آینده کجا باشید؟
- اگر با آخرین سرپرست‌تان تماس بگیریم، او چه چیزی درباره شما راجع به حضور داشتن، کیفیت کار، توجه به جزییات و … خواهد گفت؟
- شرایط حق‌الزحمه شما چیست؟”
پس از مصاحبه تلفنی، مفید است که شخص مصاحبه کننده، ارزیابی‌اش را از مصاحبه تلفنی بگوید. در این ارزیابی او می‌تواند موارد زیر را مد نظر قرار دهد:
• برداشت کلی از نامزد
• مهارت‌های ارتباطی
• دانش کاری
• پیشنهاد برای انجام مصاحبه (بله/نه و چرا)
بعد از مصاحبه تلفنی چندین نامزد، به خاطر سپردن جزییات هر یک از نامزدها دشوار خواهد بود. ثبت جزییات بلافاصله بعد از مصاحبه، در انجام فرآیند غربالگری رزومه‌ها به شما کمک خواهد کرد. همچنین می‌توانید یک مصاحبه تصویری کوتاه را با استفاده از ابزارهایی مانند Skype مد نظر قرار دهید. این مصاحبه تصویری می‌تواند بعداً در زمان مناسب برای بازنگری به مدیر استخدام فرستاده شود.
۳- درخواست استخدام
درخواست استخدام، ابزار عالی برای جمع‌آوری اطلاعات یکپارچه از هرکدام از کاربران است. شما بر اساس محل استقرار کسب وکارتان، شاید الزامات قانونی بسیار ویژه‌ای درباره اینکه در کجای فرآیند استخدام می‌توانید، باید یا مجبورید از هر فرد بخواهید یک درخواست استخدام را کامل کند، داشته باشید. علاوه بر این، مقرارت همچنین ممکن است به شما آنچه که می‌توانید یا نمی‌توانید سؤال کنید را دیکته کنند. حتماً درباره الزامات قانونی تحقیق کنید تا از مطابقت درخواست استخدامی مطمئن شوید.
اطلاعاتی که می‌توانید درباره استخدام در مرحله غربالگری رزومه‌ها مد نظر قرار دهید
۱- اطلاعات موقعیت:
• تاریخ درخواست
• سِمت درخواستی
• حق‌الزحمه مورد نظر
• تاریخ آمادگی برای شروع کار
• نوع سمت (تمام وقت، پاره وقت، موقت)
۲- اطلاعات شخصی
• نام کامل
• شماره بیمه اجتماعی
• آدرس
• شماره تلفن
• بهترین زمان برای برقراری تماس
۳- اطلاعات تحصیلی
• دبیرستان – نام، آدرس، درجه، رشته اصلی (در صورت وجود)
• دانشگاه – نام، آدرس، درجه، رشته تحصیلی
• تحصیلات تکمیلی – نام، آدرس، درجه، رشته اصلی
• گواهی‌نامه‌های فنی، مجوزها، نام‌نویسی‌ها
• عضویت در انجمن‌های تخصصی یا فنی
۴- سابقه خدمت سربازی
• کجا
• کی
• چرا
۵- تاریخچه استخدام
• تاریخ استخدام
• نام و آدرس استخدام‌کننده (کارفرما)
• نام سرپرست و اطلاعات تماس
• عنوان شغلی
• مبلغ آخرین دستمزد
• وظایف
• دلیل ترک شغل
۶- معرف‌های شغلی
• نام، اطلاعات تماس و نوع ارتباط (خویشاوندی با حداقل ۳ معرف)
۷- گواهی و مجوز
موارد قانونی درباره آنچه که باید امضای نامزد را داشته باشد، بر اساس قوانین متفاوت است. حداقل، شما از نامزدها می‌خواهید برای تأیید صحت تمام چیزهایی که نوشته، درخواست را امضا کند.
اطلاعات در طول فرآیند استخدام و نیز معارفه نامزدهای استخدامی و اضافه کردن آنها به سیستم‌تان، مفید خواهد بود.
همچنین، لازم است که این اطلاعات را نگه دارید. حداقل، پیشنهاد ما به شما این است که تمام درخواست‌های متقاضیان را برای یک سال، تا کامل شدن فرآیند استخدام فرصت شغلی باز، نگه دارید. الزمات قانونی را در رابطه با زمان حفظ اطلاعات رعایت کنید.
انتخاب نامزدها در روند استخدام
۱- مصاحبه – اهداف
مصاحبه برای شما و شرکت این امکان را فراهم می‌آورد که در شرایط حضوری با یک نامزد صحبت کنید، ویژگی‌های او را بیشتر بررسی کنید، دانش حرفه‌ای او را مشاهده کنید و در نهایت مهارت‌های ارتباطی او را ببینید.
تعداد مصاحبه‌های حضوری که با هر کدام از نامزدها انجام می‌دهید، شاید بسته به فرصت شغلی و شرکت‌تان متفاوت باشد. برای یک نقش مدیریتی، ممکن است چندین مصاحبه با نامزد داشته باشید و اجازه دهید که سطوح مختلف (رییس گزارش‌دهنده و گزارش‌های مستقیم) و بخش‌های مختلف (کسانی که با این شخص کار خواهند کرد) در مصاحبه شرکت کنند. برای هر شغلی، شاید بخواهید حداقل دو مصاحبه را مد نظر قرار دهید، از اینرو که مطمئن شوید که به دید درستی از نامزد دست یابید و به نامزد نیز اجازه دهید که واقعاً شما را بشناسد. تکرار فرآیند، بسیار زمانگیر و پر هزینه است اگر زمان کافی برای مصاحبه صرف نکنید، تکرار فرآیند بسیار زمانگیر و پر هزینه خواهد بود.
برای اطمینان از یکپارچگی و کنترل مصاحبه، باید برای هر موقعیت (شغلی) یک راهنمای مصاحبه تهیه گردد. این راهنما شامل سؤالاتی است که می‌خواهید بپرسید و نیز روشی در اختیارتان می‌گذارد که بتوانید در روند غربالگری رزومه‌ها بعد از مصاحبه نامزدها را ارزیابی کنید.
اطلاعات کلیدی که باید در طول مصاحبه، جمع‌اوری شوند:
• مهارت‌های ارتباطی
• صلاحیت‌ها
• رهبری
• کار گروهی
• اهداف شغلی
• خود آگاهی
• انگیزه
• وجدان کاری
• آمادگی
• دانش حرفه‌ای/وقار
• توجه به جزییات
• تناسب فرهنگی
۲- انواع مصاحبه
یک مصاحبه یکی از بهترین فرصت‌ها برای یک (شرکت منابع انسانی و یا مدیر استخدام) است که می‌تواند به طور مستقیم یک نامزد را ملاقات کرده و مطابقت او را با شرکت و نقش مشخص نماید و نیز نامزد را برای کار کردن در آن شرکت ترغیب کند. در این مرحله، اغلب تمایل دارید که مصاحبه را به صورت رو در رو برگزار کنید؛ با این حال، در صورتی که شخص مورد نظر محلی نیست می‌توانید به کمک فناوری یک مصاحبه ویدیویی ترتیب دهید.
تعدادی از انواع مصاحبه‌ها عبارتند از:
۱) تلفن:
همان‌طور که قبلاً ذکر شد، انجام یک مصاحبه تلفنی در ابتدا، مقرون به صرفه‌تر و به‌هنگام تر است و به شما کمک می‌کند صلاحیت‌ها را راستی‌آزمایی کرده و علاقه نامزدها را ارزیابی کنید.
۲)ساختاربندی شده:
یک مصاحبه ساختاربندی شده، یک سری سؤالات از قبل طراحی شده به ترتیب ویژه‌ای است. این روش برای زمانی مفید است که شما مجبورید اطلاعات زیادی به دست آورید یا زمان محدودی دارید یا حتی برای اطمینان از یکپارچگی فرآیند، بیش از یک نفر مصاحبه‌ها را برای همان موقعیت شغلی انجام می‌دهد.
۳) بدون ساختاربندی:
یک مصاحبه بدون ساختار بندی، بیشتر درباره یک مصاحبه گفتمانی است که به شکل آزاد پیگیری می‌شود. مدیریت چنین مصاحبه ای سخت است، اما یک روش خوب برای فهمیدن این موضوع است که یک نامزد چگونه می‌تواند از پس یک محیط باز با ساختاربندی کم بربیاید.
۴) مبتنی بر رفتار:
انجام یک مصاحبه که لازم است نامزدها بر اساس تجربیات/رفتارهای قبلی به سؤالات پاسخ دهند. این نوع مصاحبه در تشخیص اینکه نامزدها در آینده احتمالاً چگونه عمل خواهند کرد، مفید است. در این نوع مصاحبه، از نامزدها خواسته می‌شود با شرح زمانی که از آنها کاری خواسته شده و نتیجه انجام آن کار، به هر یک از سؤالات جواب دهند.
۵) کارگروه:
این نوع مصاحبه برای زمانی مفید است که لازم است حین مصاحبه تعدادی از افراد برای انجام مصاحبه حضور داشته باشند، بدون آنکه بخواهند کل روز را برای آن صرف کنند. اعضای کار گروه، اغلب، به نوبت سوالاتشان را می‌پرسند. به خاطر بسپارید این نوع مصاحبه می‌تواند برای نامزدها بسیار دلهره‌آور باشد، به ویژه اگر چندان برونگرا نباشند.
۶) فشار روانی:
داستان‌های “پلیس خوب” و “پلیس بد” را به یاد می‌اورید؟ خب این یک نوع فرمت مصاحبه شبیه همان داستان است. شما یک مصاحبه کننده خواهید داشت که به طور عمد، موقعیت‌های تنش‌آوری ایجاد می‌کند یا سؤالاتی می‌پرسد که نامزد را تحت فشار قرار دهد، به این منظور که نحوه پاسخ او را در شرایط فشار ببیند.
۷) وظیفه محور:
برخی از مشاغل، موقعیتی فراهم می‌کنند که از یک نامزد خواسته می شود یک مصاحبه کاری انجام دهند. در این مصاحبه از نامزدها خواسته می‌شود، به طور واقعی کاری را انجام می‌دهند، به یک مورد واکنش نشان می‌دهند یا حتی بر اساس یک سناریو از پیش تعیین شده، ارائه‌ای آماده کنند. برای مثال، در کار کارگری، شاید آسانترین راه این باشد که نامزد، برای چند روز استخدام شود تا روشی که کار را انجام می‌دهد مشخص شود. یا برای سمت‌های فروش، شاید نامزدها مجبورشوند یک محصول یا خدمات را بفروشند یا ارائه دهند.
۳- سؤالات مصاحبه
انواع مختلفی از سؤالات وجود دارند که می‌توانید در مصاحبه استفاده کنید. گاهی بهترین راه این است که انواع سؤالات را با هم ترکیب کنید. این نوع سؤالات برای بررسی تلفنی و مصاحبه رو در رو، کاربردی هستند.
سؤالات رفتاری:
لازم است که نامزد یک مثال به خصوصی از تجربیات گذشته ارائه دهد که نشاندهنده یکی از صلاحیت‌های او باشد.
به عنوان نمونه، درباره زمانی بگویید که روی یک پروژه کار می‌کردید و امور طبق برنامه پیش نمی‌رفتند. برای رسیدن به نتیجه مورد نظر، رویکردتان را چگونه تغییر دادید؟ این نوع سؤال به روشن شدن مهارت‌های حل مسئله نامزد کمک می‌کند.
سؤالاتی که پایه رفتاری دارند، به مشخص شدن مجموعه مهارت‌های نامزدها کمک می‌کنند، طوری که آنها با در میان گذاشتن تجربیات گذشته، مهارت‌های‌شان را نشان می‌دهند. علاوه بر این، ارائه یک پاسخ صریح که بتواند جواب مورد نظر شما را ارائه دهد، برای نامزدها سخت‌تر خواهد بود.
• درباره یکی از وظایف سمت قبلی‌تان بگویید که در آن وظیفه داشتید حساب جزییات زیادی را داشته باشید. چه کارهای به خصوصی انجام دادید برای آنکه مطمئن شوید که همه چیز درست بوده و چیزی از قلم نیافتاده است؟ (توجه به جزییات)
• درباره زمانی بگویید که به طور کامل، مسئولیت یک پروژه را بر عهده داشتید. با چه موانعی مواجه شدید و چگونه با آنها مقابله کردید؟ نتیجه نهایی پروژه چه شد؟ آیا چیزی وجود داشت که سخت‌تر از حد انتظار شما ظاهر شود؟ (مدیریت پروژه)
• درباره زمانی بگویید که در سمت قبلی‌تان الویت‌های چالش‌برانگیز زیادی داشتید و مجبور بودید تمام آنها را در یک زمان انجام دهید. چگونه آنها را اولویت بندی کردید، طوری که مطمئن بودید همه چیز را به موقع انجام خواهید داد؟”
سؤالات عرفی:
در این سؤالات لازم است که نامزدها نشان دهند که یک درخواست را فهمیده اند. لازم نیست که نامزدها با یک پاسخ ویژه، به سؤالات جواب بدهند. مراقب باشید، نامزدها به دلیل اینکه درباره سؤالات عرفی، زیاد تحقیق می‌کنند، در پاسخ دادن به آنها بسیار مهارت می یابند. از این رو، ممکن است پاسخ مد نظر شما را ارائه دهند.
• به چه روشی پروژه‌ها را مدیریت می‌کنید؟
• در مدیریت جزییات چگونه هستید؟
• در مسئولیت‌های چند گانه چگونه هستید؟
سؤالات وضعی:
یک سناریوی ویژه آماده کنید طوری که نامزد مجبور باشد بر اساس دانش و تجربیات پیشین، بگوید که چگونه با آن موقعیت کنار آمده است. درباره وضعیت‌هایی که افراد در این نقش دارند، فکر کنید یا وضعیت‌هایی که شاید با آنها برخورد کنند و برای اینکه نامزدها برای موفقیت در کار، باید انجام دهند.
“شما به عنوان مدیر پروژه، لازم است که مطمئن شوید تیم‌تان برای انجام کار، با یکدیگر مشارکت خواهند کرد، در هر حال ما کارکنانی داریم که با هم کنار نمی‌آیند. چه کار می‌کنید که تیم به طور کارآمد با یکدیگر کار کنند؟”
سوالات انتهای باز:
برای آنکه کاری کنید که نامزد، شروع به مکالمه کند، از او سؤالات با انتهای باز بپرسید. این نوع از سؤالات شما را انعطاف‌پذیر می‌کنند، اما شاید به سختی نیز کنترل شوند. برخی از نامزدها، ممکن است زیاده‌گو باشند و برخی دیگر برعکس. شما باید به دنبال چیزی میان این دو باشید. باید در پس این سؤالات هدفی داشته باشید و کنترل را حفظ کنید. یک سؤال نمونه شاید سؤالی به همین سادگی باشد: “چه تجربه‌ای در مدیریت پروژه دارید؟”
سؤالات بله /خیر:
آیا فقط لازم است که یک جواب معین داشت باشید؟ سوالات بله و نه می‌توانند این نوع پاسخ را در پی داشته باشند. با این حال، آنها بسیار محدود کننده هستند. بسیاری از نامزدها تنها با بله یا خیر به سؤالات جواب می‌دهند و شما به یک مصاحبه‌کننده خوب نیاز خواهید داشت که بداند کجا باید بیشتر تحقیق کند. یک سؤال نمونه می‌تواند بدین ترتیب باشد: ” آیا تجربه‌ای در مدیریت پروژه دارید؟
سؤالات عجیب و غریب:
باید برای پرسیدن اینگونه سؤالات دلیل داشته باشید. شاید در کارتان نیز از شما چنین سؤالاتی پرسیده شده‌اند و شما تعجب کرده‌اید که چرا باید چنین سؤالاتی از شما بپرسند. نامزدهای شما هم ممکن است همان کار را انجام دهند (متعجب شوند). بنابراین سؤالات عجیب و غریب نپرسید مگر اینکه هدفی از اینگونه سؤالات داشته باشید. برخی از نمونه‌های اینگونه سؤالات عبارتند از: اگر می‌خواستید یک حیوان باشید کدام یک می‌بودید و چرا؟ در صورتی که برنده لاتاری شوید، اولین چیزی که می‌خرید چیست؟ شاید هدفتان از این گونه سؤالات خلاقیت باشد. مطمئن شوید که دلیلتان کاری است.
۴- مصاحبه
مصاحبه بعد از غربالگری رزومه‌ها، بخش اصلی فرآیند استخدام برای شرکت و نامزدها است. از اینرو، مهم است که این بخش به بهترین شکل ممکن انجام شود.
آمادگی برای مصاحبه
چرا زمان خود و نامزدها را با پرسیدن سؤالاتی که جوابش را می‌دانید، هدر می‌دهید؟
پیش از یک مصاحبه، حتماً خودتان را به این ترتیب آماده کنید:
• خواندن رزومه نامزدها، معرفی‌نامه‌ها و دیگر اسناد
• مرور شرح شغل و اعلان شغلی، برای آنکه بدانید اجزای اصلی شغل چیست و باید در نامزدها به دنبال چه چیزی باشید؟
• تهیه یک راهنمای مصاحبه یا حداقل، طرحی که بدانید چه چیزی می‌خواهید از نامزدها بپرسید.
• ایجاد یک فضای مصاحبه مجذوب کننده. برای مثال، آیا برای نامزد، صندلی وجود دارد؟ آیا اسناد محرمانه در محل مناسب قرار گرفته‌اند؟ آیا گوشی همراه‌‌تان خاموش است؟ آیا رایانه‌تان خاموش است؟ حتماً هر آنچه که باعث حواس‌پرتی می‌شود را از محل مصاحبه دور کنید.
• آماده کردن هر گونه سند ضروری یا جزوه برای نامزدها، از جمله دستور جلسه مصاحبه، مفاد شرکت و …
باز کردن و آماده کردن فضا
مهم است که در همان ابتدا تأثیر خوبی بر روی نامزدها بگذارید. به یاد داشته باشید، نامزدها نیز به همان اندازه‌ای که شما با آنها مصاحبه می‌کنید، آنها نیز در حال مصاحبه شما هستند.
هنگام شروع مصاحبه، این موارد را به خاطر بسپارید:
• سر وقت شروع کنید: حتماً مصاحبه را سر وقت مقرر شروع کنید. چیزی که نباید در مورد یک نامزد، عالی انجام دهید این است که آنها را ۵، ۱۰، ۱۵ یا ۳۰ دقیقه منتظر بگذارید. به یاد داشته باشید که آنها نیز برای دیدن شما، وقت صرف می‌کنند.
• برقراری ارتباط: زمان سلام و احوالپرسی با نامزدها، در آنها آرامش خاطر ایجاد کنید و حتی با یک گفت‌وگوی کوتاه، ارتباط برقرار کنید. برای مثال، شاید به گوش‌تان رسیده که ترافیک بدی در مسیر دفتر وجود داشته یا درباره چیزی که هر دو در آن مشترک هستید.
• خودتان را معرفی کنید: قبل از آنکه به طور ناگهانی مصاحبه را آغاز کنید، حتماً خودتان را معرفی کنید و بگویید که چه نقشی دارید و شرایط را برای آنچه که در مصاحبه انتظار می‌رود، آماده کنید. جزوه یا دست‌نوشته‌ای که برای نامزدها آماده کرده‌اید را به دست‌شان بدهید (برای مثال، دستور کار روز جلسه، مفاد شرکت و …)
جمع‌آوری اطلاعات و وارسی
حجم مصاحبه، به سبک انجام مصاحبه و به سؤالات مورد نیازی که باید پرسیده‌شوند، بستگی دارد. داشتن چنین اطلاعاتی که در همان ابتدا آماده شده‌اند و به عنوان یک راهنما در طول مصاحبه هستند، به شما این اطمینان را می‌دهند که تمام اطلاعاتی که نیاز دارید را به دست بیاورید و نیز در طول تمام مصاحبه‌ها به صورت یکپارچه عمل کنید.
اتمام مصاحبه و ترغیب کردن
به یاد داشته باشید، نامزدها نیز شما و شرکت را ارزیابی می‌کنند. خودتان را زیاد دست‌بالا نگیرید. نامزدهای برتر، گزینه‌های زیادی پیش‌رو دارند و گزینه شما تنها یکی از آنها است. زمانی که مصاحبه را تمام کردید به نامزدها زمان بدهید سؤالاتشان را بپرسند. همچنین حتماً مرحله بعدی فرآیند را با آنها در میان بگذارید و از آنها به خاطر صرف وقت، تشکر کنید. شما باید به همان اندازه که نامزد سعی در جلب توجه شما دارد نیز نظرشان را جلب کنید.
ثبت و سندسازی بعد از مصاحبه
یک ساعت یا یک روز بعد از مصاحبه با یک نامزد، صحبت‌های‌تان را فراموش خواهید کرد و قطعاً یک ماه بعد از آن نیز چیزی در خاطرتان نخواهند ماند، به خصوص اگر با چندین نامزد مصاحبه کرده باشید. از اینرو، مهم است که پاسخ‌های سؤالات و برداشت کلی‌تان را ثبت و مستند کنید. پیشنهاد ما این است که روی رزومه یا درخواست، چیزی ثبت نکنید. هر دوی این اینها (رزومه و درخواست)، جزء اسناد قانونی محسوب می‌شوند. علاوه بر این، سندسازی حتماً باید مرتبط با کار بوده و شامل یادداشت‌های نامناسب و غیر مرتبط نباشد.
تا زمانی که در مصاحبه تجربه کسب می‌کنید و حتی بعد از آنکه کاملاً با تجربه شدید، برای اطمینان یافتن از انجام موفقیت‌آمیز مصاحبه، حتماً کنترل کنید که کارها را درست انجام داده باشید.
سوالاتی برای خودارزیابی که می‌توانید از خودتان بپرسید
۱. آیا با مرور شرح شغلی، خود را آماده کردم؟
۲. آیا صلاحیت‌های مورد نیاز را درک کردم؟
۳. آیا قبل از مصاحبه، درخواست را مرور کردم؟
۴. آیا مطمئن شدم هیچ چیز حواس پرت کنی در محل وجود نداشته باشد؟
۵. آیا در طول مصاحبه، به جای آنکه تلاش کنم چیزی انجام دهم، فقط روی انجام مصاحبه تمرکز کردم؟
۶. آیا به خوبی برای سخنان مقدمه‌ای آماده بودم؟
۷. آیا برای آرام کردن نامزدها تلاش کردم؟
۸. آیا به طور واضح، سؤالات را پرسیدم؟
۹. آیا به جواب‌های نامزدها، به دقت گوش دادم؟
۱۰. آیا از زیاده گویی پرهیز کردم؟
۱۱. آیا از هیچ‌گونه قضاوت فوری، اجتناب کردم؟
۱۲. آیا بررسی کردم که منظور پنهان شده در پس گفته‌ها، چه بود؟
۱۳. آیا نامزد را تشویق کردم؟
۱۴. برای آنکه کنترل کنم که آیا منظور نامزد را درک کرده‌ام، آیا پاسخ‌ها را بازگویی کردم؟
۱۵. آیا ابتدا از موضوعات عمومی شروع کردم و سپس به موضوعات ویژه پرداختم؟
۱۶. آیا به آرامی از یک موضوع به موضوع دیگر گذر کردم؟
۱۷. آیا سؤالات پایان باز پرسیدم؟
۱۸. آیا می‌دانستم که موقعیت، دارای پتانسیل تبلیغاتی است؟
۱۹. آیا مطابق برنامه مصاحبه عمل کردم؟
۲۰. آیا برای تصمیم‌گیری، اطلاعات کافی دریافت کردم؟
پایان بخش چهارم
این مقاله ادامه دارد و به زودی بخش پنجم و پایانی مقاله در وب سایت بارگزاری خواهد شد.
