در بخش اول، دوم، سوم، و چهارم این مقاله مراحل شروع به کار استخدام نیروی کار و برند استخدامی و پیدا کردن نامزدها و ارزیابی نامزدها را بررسی کردیم و در ادامه توجه شما را به قسمت آخر این مقاله با موضوع تأیید صلاحیت نامزدها،ارائه پیشنهاد استخدام و … در راهبردهای منابع انسانی (فرصت شغلی) جلب می کنیم.
۵.تأیید صلاحیت نامزدها
ارزیابی‌ها: آزمایش قبل استخدام
حتی اگر حس ششم خیلی خوبی دارید، مهم است که از ابزارهای دیگری برای تعیین اینکه آیا یک نامزد واقعاً یک گزینه مناسب برای سمت مورد نظر است، استفاده کنید. هر چقدراز ابزارهای بیشتری استفاده کنید، شانس بیشتری برای گرفتن یک تصمیم استخدامی درست خواهید داشت. اما فکر هم نکنید که این ابزارها تأثیر جادویی خواهند داشت.
“ابزارهای زیادی برای تصمیم گیری درست در طول فرآیند استخدام وجود دارند. برای تصمیم‌گیری نهایی، تنها به یک ابزار یا تکه‌ای از یک پازل بسنده نکنید. برای مثال، یک ارزیابی را به عنوان ابزاری برای تصمیم‌گیری درباره استخدام در نظر بگیرید نه به عنوان یک پاسخ قطعی.”
ارزیابی‌ها و آزمایش‌ها می‌توانند به عنوان یک روش علمی برای ارزیابی تطابق احتمالی نامزدها با یک شغل به خصوص، به کار گرفته شوند. آنها می‌توانند برای ارزیابی توانمندی‌ها و ضعف‌های فعلی کارکنان استفاده شوند. به یاد داشته باشید، یک ارزیابی را به عنوان ابزاری برای تصمیم گیری درباره استخدام در نظر بگیرید، نه به عنوان یک پاسخ قطعی. زمانبندی ارزیابی می‌تواند بر اساس نقش (شغلی) و نوع ارزیابی متفاوت باشد. بعضی از ارزیابی‌ها شاید به طور همزمان با تحویل رزومه و درخواست، قابل اجرا باشند، در حالی که سایر ابزارها، در طول یک فرآیند واقعی مصاحبه، در برخی موارد ارزشمند هستند. با این حال، استفاده از یک ارزیابی یکپارچه درباره تمام نامزدها در همان مرحله استخدامی، بسیار ضروری است.
انواع مختلف ارزیابی‌ها
• شخصیت (برای مثال آزمون شخصیت مایرز بریگز، ازمون DiSC)
• رفتار محور
• استعداد
• آزمون‌های فیزیکی
• ادراکی
• توانایی ذاتی
• هوش هیجانی
• تسلط (ریاضی، زبان، کیبورد، مهارت‌های رایانه‌ای)”
در هر یک از انواع مختلف ارزیابی‌ها، تعدادی ابزار و تأمین‌کننده وجود دارد. برای آنکه بدانید کدام یک از این ابزارها برای‌تان مناسب است، باید بدانید که چه چیزی می‌خواهید از این ارزیابی‌ها به دست بیاورید. زمان بررسی ابزارهای مختلف، تحقیق کنید که ارزیابی چگونه انجام می‌گیرد و دستاورد خروجی یا گزارش چیست؟
آن ابزار (های) ارزیابی که انتخاب می‌کنید حتماً با شغل، مرتبط باشند. ما اغلب گرفتار ابزاری می‌شویم که خوشمان می‌آید، اما آن ابزار شاید توانایی حقیقی نامزدها را در دستیابی به موفقیت، اندازه گیری نکند. برای مثال یک شخص درونگرا، واقعاً می‌تواند در یک محیط برونگرا کار کند. درباره اینکه فکر می‌کنید شخصیت یا رفتار یک شخص باید چگونه باشد، زیاد جدی نباشید (افکار ثابتی نداشته باشید). از این ابزارها برای ارزیابی و سپس بررسی بیشتر استفاده کنید.
دوباره، سخن پایانی که در بالا نیز اشاره شد، از نتایج هر گونه ارزیابی برای بررسی بهتر نامزدها استفاده کنید. در صورتی که نقاط ضعف و قدرت شناسایی شده‌اند، بیشتر جست‌وجو کنید. فکر کنید که بر اساس نتایج ارزیابی، چه سؤالات اضافی‌تری لازم است که از نامزدها یا معرف‌های نامزدها بپرسید.
کنترل پیشینه و معرف:
پیشینه و کنترل معرف، ابزارهای ارزشمندی برای دستیابی به اطلاعاتی درباره شرکت قبلی نامزدها است. عموماً، آخرین مرحله یا تقریباً آخرین مرحله در فرآیند استخدام، زمانی است که باید پیشینه و معرف نامزدها کنترل شوند. با این حال، لازم است که اطلاعات بدست‌امده، به درستی مورد توجه قرار گیرند. هر گونه اطلاعات بدست آمده از کنترل‌های پیشینه یا معرف، تنها باید به این صورت مورد توجه قرار گیرند که با توانایی‌های نامزد برای انجام نقش ویژه‌ای که در نظر گرفته شده‌اند، مرتبط باشد.
کنترل پیشینه، یک پرس‌وجوی رسمی است که اغلب با شخص ثالث انجام می‌گیرد تا خلاصه‌ای از اطلاعات زیر را در صورت درخواست شرکت، فراهم آورد:
- تاریخچه استخدامی
- تحصیلات
- سوابق رانندگی
- سوابق کیفری
- گزارش اعتبار – که شامل اطلاعات شخصی درباره یک نامزد است، و اینکه آیا نامزد مورد نظر برای ورشکستگی درخواست رسمی داده یا خیر و اینکه او چگونه صورتحساب‌هایش را می‌پردازد. این گزارش لزوماً به موارد ذکر شده محدود نمی‌شود (و عموماً برای نقش‌های مرتبط با سمت‌های مالی استفاده می‌شود).
با کمال تعجب، برخی از شرکت‌ها کنترل پیشینه را انجام نمی‌دهند. سؤال این است که چرا؟ شما با یک هزینه سطحی کم، می‌توانید ثابت کنید که آیا این نامزد در پیشینه‌اش چیزی دارد که بتواند در کار مشکل به وجود بیاورد. برای مثال، ما یک مشتری داشتیم که در حال استخدام یک مدیر کارخانه بود و آنها قصد نداشتند که کنترل پیشینه انجام دهند. زمانی که ما درباره تحصیلات آن شخص جست‌وجو کردیم متوجه شدیم که او درجه مهندسی که ذکر کرده بود را نداشت. آن برای شما اهمیت دارد؟ چه می‌شد اگر نمی‌دانستید که آن فرد یک مجرم جنسی سابقه‌داربوده و به تنهایی با نوجوانان کار می‌کرد؟ آیا برای مسئولیت آنچه که احتمالاً روبرو می‌شدید، آمادگی داشتید؟
پیش‌بینی نوع اطلاعاتی که می‌توانید در یک کنترل پیش بینی کشف کنید، دشوار است. در موارد بسیاری، شاید چیزی به دست نیاورید. اما برای زمانی‌هایی نیز چیزهایی وجود دارند که اگر مرتبط با کار باشند بهتر است از آنها آگاهی پیدا کرده در تصمیم‌گیری های‌تان دخیل کنید.
حتماً از الزمات قانونی کشور درباره کنترل‌های پیشینه آگاهی پیدا کنید. برای مثال، در ایالات متحده، کنترل‌های پیشینه، تحت نظارت کمیسیون تجاری فدرال است که به نوبه خود قانون گزارش‌دهی اعتباری منصفانه (FCRA) را اجرا می‌کند.
که در این مورد، کاملاً ضروری است که شما و شرکت، قبل از آنکه از یک شخص ثالث برای کنترل پیشینه استفاده کنید، از تمامی الزامات FCRA آگاهی پیدا کنید. فرم‌های ترخیص و ارتباطاتی که ما بین شما و نامزد (ها) رخ می‌دهند باید ضمانت کنند که شما در صورت اقدام قانونی نامزد، در امان خواهید بود.
به خاطر بسپارید که کنترل پیشینه، یک ابزار در فرآیند استخدام است، اما عامل تصمیم گیرنده نیست. در صورتی که در کنترل پیشینه، چیزی آشکار شود، قبل از تصمیم عجولانه درباره‌اش بیشتر تحقیق کنید. آن مورد، چه زمانی اتفاق افتاده است؟ شرایط چه بوده؟ آیا ماجرا چیزی بیشتر از آنچه که گزارش شده، است؟ آیا مسئله شناسایی شده، می‌تواند در کار شخص تأثیرگذار باشد؟
کنترل معرف، بعد از آن انجام می‌گیرد که از یک نامزد خواسته شود که فهرستی از معرف‌های علمی که می‌توانند در فرآیند استخدام به کار گرفته شوند، معرفی نماید. اصولاً یک کنترل معرف، صحت اطلاعاتی که نامزد ارائه داده است را بررسی می‌کند (تاریخچه کاری، تاریخ‌ها و مسئولیت‌ها). این نوع کنترل به کارفرما فرصتی می‌دهد که شخصیت نامزد را پرس‌وجو کند. بعضی از نامزدها، تلاش خواهند کرد که به شما معرف‌های شخصیتی معرفی کنند. برای یک شغل، تنها لازم است که از نامزدها معرف‌های تخصصی بخواهید؛ افرادی که می‌توانند تجربیاتشان را درباره کار کردن با نامزد مورد نظر، با شما در میان بگذارند.
نمونه‌ای از سؤالات، طی کنترل معرف:
• در چه مدت است که این نامزد را می‌شناسید و او در چه تاریخی با شما کار می‌کرد؟
• در چه زمینه‌ای درباره این نامزد می‌دانید – زمینه تخصصی یا شخصی؟
• آیا می‌توانید به من بگویید که عملکرد کلی این نامزد در زمینه حضور یافتن (در محل کار)، رهبری ابتکار/اجرا چگونه است؟
• آیا این نامزد واجد شرایط استخدام مجدد است؟”
اگرچه بسیاری از افراد به طور معمول، احساس می‌کنند که یک نامزد تنها معرف‌هایی ارائه می‌دهد که حرف‌های مثبتی درباره آن نامزد بزنند، شاید دریابید که سؤالات بسیار ویژه می‌توانند واقعاً به شما کمک کنند که درباره آنها بیشتر بدانید. آیا مطمئن نیستید که نامزد مورد نظر، در مجموعه مهارتی توانمند باشد؟ از معرف بخواهید که به شما بگوید که عملکرد آن نامزد در رابطه با مجموعه مهارتی چگونه بوده است؟ هم‌چنین، حتماً به ارائه‌های غیر شفاهی معرف‌ها دقت کنید. آیا معرف برای جواب دادن تمایلی ندارد یا به زحمت جواب می‌دهد؟ آیا آن معرف، نامزد مورد نظر را برای آن سمت شغلی معین، دوباره استخدام می‌کند؟ اگر نه، چرا؟
بررسی اعتیاد به مواد روان‌گردان:
برای کارفرماهایی که از یک محیط کاری با مصرف آزاد مواد مخدر اجتناب می‌کنند، استفاده از بررسی مواد روان‌گردان، یک ابزار استخدامی مهم برای اطمینان یافتن از یک محل کار سالم، امن و ثمربخش است. پیشنهاد می‌شود که انجام بررسی مواد روان‌گردان، قبل از دادن پیشنهاد به یک نامزد صورت گیرد. این بررسی معمولاً با استفاده از یک شخص ثالث انجام می گیرد که متخصص جمع‌آوری و تحلیل نمونه‌های بیولوژیکی است.
۶. ارائه پیشنهاد استخدام
پیشنهاد استخدام:
تبریک! شما برای پر کردن فرصت باز شغلی، یک نامزد پیدا کردید- این شخص تمام مراحل فرآیند استخدام را پشت سر گذاشته است. حالا آماده‌اید که به او پیشنهاد بدهید؟
ارائه پیشنهاد می‌تواند به چند روش انجام شود. پیشنهاد ما این است که با یک پیشنهاد شفاهی شروع کنید. شما این فرصت را دارید که اخبار هیجان‌انگیز را با نامزد مورد نظر در میان بگذارید. هیجانتان را از طریق روشی که پیشنهادتان را ارائه می‌دهید با آن نامزد، به اشتراک بگذارید.
یک پیشنهاد شفاهی از طریق تلفن داده می‌شود. این یک روش عالی برای تسریع فرآیند پیشنهاد است، به ویژه اگر نامزد مورد نظر در حال گفت‌وگو با چندین شرکت است. حتماً:
• تمام جزییات پیشنهاد را به نامزد بگویید: حقوق و دستمزد، تعطیلات و مزایا (پزشکی، بازنشستگی یا سایر) در یک سطح بالا.
• برای جواب به سؤالات آماده شوید، “آیا این پیشنهاد، قابل مذاکره است؟”
• در ادامه، برای تثبیت پیشنهاد شفاهی، یک پیشنهاد متنی ارائه دهید.
یک پیشنهاد متنی، یک روش الزام‌آور رسمی و قانونی برای پیشنهاد دادن است. آن شامل تمام اطلاعات مرتبط با پیشنهاد استخدام و نیز تمامی شروط الزام‌اور قانونی و ضروری است که شرایط و ضوابط پیشنهاد (از جمله یک اظهارنامه “به اختیار”) را برای کارمند آشکار می‌کند. یک پیشنهاد متنی باید شامل مواردی بدین شرح باشد: تاریخ شروع مؤثر، میزان دستمزد (که عموماً به شکل یک میزان ساعتی یا یک حقوق ماهانه بیان می‌شود)، دفعات پرداخت، روزهای مرخصی، کمک هزینه روزهای بیماری/مرخصی، مزایا (شامل مزایای پزشکی، دندانپزشکی، بینایی سنجی و بازنشستگی می‌شود اما محدود به آنها نیست) و در نهایت یک خط امضا که به نامزد اجازه می‌دهد پیشنهاد را به صورت کتبی بپذیرد.
اگر مدیر استخدام می‌تواند پیشنهاد شفاهی را ارائه دهد و پیشنهاد کتبی را امضا کند، برای نامزد بسیار قابل قبول خواهد بود. با این حال، در صورتی که زمان محدود است، منابع انسانی می‌تواند پیشنهاد شفاهی را ارائه دهد. حتماً نامزد مورد نظر را نسبت به شرکت و پیشنهاد ترغیب کنید. هم‌چنین در صورتی که می‌توانید پیشنهاد را از طریق ایمیل ارسال نکنید. در صورتی که آنرا به صورت شفاهی ارائه داده‌اید، نامزد جزییات مورد نیازش را خواهد دانست. یک پیشنهاد متنی ارسال شده در هر صورت، ظرف یک تا دو روز دریافت خواهد شد. علاوه بر این، می‌توانید با فرستادن چیزی بیشتر از یک کاغذ (برای مثال پوشش آرم شرکت، گل، کارت امضا شده از طرف کارکنان) پیشنهاد متنی را هیجان‌انگیزکنید.
معارفه:
حال که شرکت شما و نامزد مورد نظرتان به توافق رسید‌ه‌اند و شرایط پیشنهاد استخدام را پذیرفته‌اند، زمان آن می‌رسد که کارمند جدید را روی کار بیاورید! این شاید یکی از مهم‌ترین مراحل کل فرآیند استخدام است. شما زمان و پول زیادی برای رسیدن به این نقطه صرف کرده‌اید و دوباره نمی‌خواهید برای این سمت استخدام انجام دهید، می‌خواهید؟ پس بیایید یک معارفه درست انجام دهیم.
فرآیند معارفه را به یاد ماندنی کنید:
آیا اولین روز کاری‌تان را به یاد می‌آورید؟ آیا عصبی بودید؟ هیجان داشتید؟ آیا هیچ‌گونه تردیدی داشتید که تصمیم درست را گرفته‌اید؟ برای مثال، ما یک مشتری داشتیم که برای کارکنان جدید، یک تابلوی پوسترهمراه با عکس‌شان درست کرده بود. استفاده از عکس به دیگر کارکنان کمک می‌کند شخص تازه وارد را بشناسند. علاوه بر این، کارکنان می‌توانستند روی پوستر، پیام خوشامدگویی به کارمند جدید بنویسند. چه کاری می‌توانید برای مثبت و به یاد ماندنی کردن اولین روز استخدام کارمند جدید انجام دهید.
کارمند جدید شما برای شروع سمت جدیدش هیجان زده است. از این انرژی نهایت استفاده را ببرید. کارهای پیش‌پا افتاده کاغذبازی و پرداختن به تشریفات را با آشنایی با کارمند جدید، دنبال کردن، نشان دادن تأسیسات و تجهیزات و غیره را در کنار هم انجام دهید. چنان کنید که احساس کنند بخشی از تیم هستند و بگذارید بدانند که شما نیز از معارفه آنها هیجان‌زده هستید.
در زیر یک فهرست بالقوه از مواردی که می‌توانید با کارمند جدید درباره‌شان صحبت کنید و برای پرونده استخدامی‌شان فراهم کنید، آورده شده است. دوباره با مراجعه به الزامات قانونی محل اقامتتان، مطمئن شوید که قانون را رعایت کرده‌اید.
• درخواست برای استخدام/رزومه
• نامه ایجاب
• شرح شغل
• I-9 (فرم واجد شرایط استخدام ایالات متحده)
• فرم‌های ثبت‌نامی بیمه سلامت
• فرم‌های تماس با پزشکی و اورژانس
• کتابچه راهنمای کارمندان
• فرم‌های مالیاتی مورد نیاز (برای مثال، این فرم در ایالات متحده یک فرم W-4 است)
• اطلاعات حق‌الزحمه مجوز سپرده‌گذاری مستقیم”
آماده باشید!
آخرین چیزی که می‌خواهید اتفاق بیافتد، این است که هیچ کس روز اول، آمادگی حضور کارمند جدید را نداشته باشد. برای آنکه مطمئن شوید که همه‌چیز برای کارمند جدید آماده است باید:
• تمام مطالب ضروری آموزشی را در اختیار داشته باشید.
• مطمئن شوید که میز، تلفن، رایانه و چابگر شخص تازه‌استخدامی تنظیم شده و برای استفاده در روز اول آماده هستند – تنظیم چیزها را به همان روز اول شروع کاری فرد تازه استخدام شده واگذار نکنید.
• یک دوست/مربی برای کارمند جدید در نظر بگیرید. این شخص می‌تواند کارمندی باشد که چرخه کاری شرکت را به کارمند جدید نشان دهد.
یک آموزش مداوم ارائه دهید:
• کاملاً واضح است که در طول هفته اول استخدام باید آموزش صورت گیرد، اما آنچه که لازم است که در مرحله بعدی مد نظر قرار دهید، جلسات آموزشی در طول سال اول استخدام است.
• معمولاً برای یک کارمند جدید، یک سال کامل زمان لازم است که در سمت شغلی‌اش، به سطح بهره‌وری مورد انتظار برسد – برای سریعتر رساندن کارمند جدید به آن سطح مورد نظر، از آموزش‌های متعدد و کاربردی استفاده کنید.
نقاط عطف و اهداف را مشخص کنید؛ سپس دوباره مراجعه کنید:
• مطمئن شوید که برای کارمند جدید، موفقیت را تعریف کرده‌اید. اینکه موفقیت در نظر شما و سازمان‌تان چیست؟ کدام نقاط عطفی وجود دارند که کارمند جدید سعی کند در ۳۰، ۶۰، ۹۰ روز آینده به آنها برسد؟ او بعد از ۶ ماه، در کارش باید به کجا برسد؟
• برای بررسی پیشرفت کارمند جدید، دفعات متوالی به او سربزنید و یک بازخورد جدی به او ارائه دهید.
“برای تضمین موفقیت، یک برنامه معارفه تهیه کنید که شامل موارد زیر باشد:
• تشریفات اداری قبل از ورود
• برنامه‌هایی برای روز اول
• تشریفات اداری
• بررسی اجمالی شرکت
• عضویت
• اصول
• کارکنان کلیدی
• دیدن کردن (از شرکت)
• معرفی کارکنان
• برنامه‌های آتی برای یک هفته، یک ماه، سه ماه”
بله باید کار زیادی انجام دهید، اما شما نمی‌خواهید که فرآیند استخدام را دوباره تکرار کنید.
بنابراین برنامه معارفه را تا آنجا که امکان دارد به شکل مثبتی برگزار کنید.
این کار در موارد زیر به شما کمک خواهد کرد:
• بهبود مشارکت
• کاهش تعویض کارکنان
• ایجاد یک تأثیرگذاری مثبت اولیه
• بهره‌وری
• بازگشت سرمایه
جمع بندی- اعلان‌ها:
کار استخدامی شما تقریباً انجام شده است. فراموش نکنید که تمام نامزدهایی که در این فرآیند شرکت کردهاند را دنبال کنید و چون بسیاری از شرکت‌ها این کار را انجام نمی‌دهند، شرکت شما متمایز خواهد شد. علاوه بر این، می‌توانید دوباره این نامزدها را در آینده مد نظر قرار دهید.
“مثالی از یک پیام به نامزدها درباره سمتی که پر شده است:
از شما به خاطر درخواست دادن به موقعیت شغلی … با شرکت … متشکریم. همان‌طور که فکر می‌کنید، ما تعداد زیادی درخواست برای این موقعیت باز، دریافت کردیم. متأسفانه این موقعیت پر شده است و شما دیگر مد نظر نیستید.
ما از شما به خاطر زمانی که برای ارائه درخواست‌تان صرف کردید، سپاسگذاریم و رزومه‌های شما را برای ارجاع دوباره در آینده، نگه خواهیم داشت، که شاید مهارت و تجربه شما با نیازهای استخدامی آتی ما مطابقت داشته باشند.
برای شما آرزوی موفقیت در جست‌وجوی (کاری‌تان) داریم و به خاطر تماستان برای استخدام، متشکریم.”
انعکاس:
تبریک، شما کارتان را پر کردید! اما هنوز تمامش نکرده‌اید. لازم است که چگونگی عملکرد فرآیند و آنچه که از آن یاد گرفته‌اید را انعکاس دهید.
برای شروع، مهم است که به عنوان بخشی از ارزیابی، میزان هزینه‌ای که برای استخدام کرده‌اید را بررسی کنید. هزینه استخدام از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت بوده و به عواملی که سازمان مد نظر قرار می‌دهد، بستگی دارد. با این وجود، قاعده کلی این است که هزینه جایگزینی یک کارمند، ۵۰ الی ۱۵۰ درصد حقوق سالانه اوست. بر اساس تعداد افرادی که سازمان برای جایگزینی/استخدام نیاز دارد، این هزینه تأثیر بزرگی بر روی سود و زیان شرکت خواهد داشت.
از آنجایی که یک فرمول جهانی برای محاسبه هزینه‌های استخدام وجود ندارد، باید تعیین کنید که چه هزینه‌هایی را می‌خواهید ردیابی کنید و به فرآیند استخدام نسبت دهید. مقدار زیادی هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم وجود دارند که شاید در این محاسبه مد نظر قرار دهید.
در زیر تعدادی از هزینه اصلی که باید مد نظر قرار دهید آمده است:
۱) منبع‌یابی
• پرداخت آگهی
• بانک رزومه
۲) غربالگری
• کارکنان اجرایی چه مقدار زمان و هزینه صرف تیم استخدامی، برای باز کردن، پاسخ‌دادن، و پیگیری رزومه‌ها نموده‌اند؟ بهترین روش برای فهمیدن این موضوع این است که بدانید هزینه میانگین هر رزومه چقدر بوده است و پیگیری کنید که چه تعداد رزومه برای هر شغل دریافت کرده‌اید تا بتوانید هزینه اجرایی هر شغل را محاسبه کنید.
• تیم استخدامی/جذب چه مقدار زمان، صرف بررسی رزومه‌ها کردهاند؟ این نیز می‌تواند یک هزینه میانگین برای هر رزومه دریافتی، برای شغل مورد نظر باشد.
• در صورتی که سازمان مصاحبه‌های تلفنی اولیه انجام داده است، استخدام‌کننده چه تعداد تماس و چه مقدار زمان، برای آمادگی، اجرا، خلاصه‌کردن و انتقال نتایج مصاحبه‌ها، صرف کرده است.
• آیا یک سیستم ردیاب درخواست خودکار دارید؟ این یک هزینه غیر مستقیم است که می‌توانید برای یک دوره زمانی ویژه، در سراسر استخدام سرشکن کنید.
۳) مصاحبه
• آیا تیم استخدام کننده یا مصاحبه کنندگان، متحمل هیچ‌گونه هزینه‌های سفری شده‌اند که باید توسط شرکت جبران شود؟
• چه مقدار زمان برای زمانبندی مصاحبه‌ها صرف شد؟
• چه تعداد کارمند درگیر مصاحبه‌ها بودند؟ هر مصاحبه چقدر طول کشید؟
• چه تعداد مصاحبه انجام شد؟ هزینه میانگین وقت کارکنان چقدر است؟
۴) استخدام
• مقدار زمان و هزینه پیگیری نامزدها در طول مذاکره و اطلاع رسانی به کسانی که استخدام نشدند، چقدر بود؟
• مقدار هزینه‌های ارجاعی از نمایندگی‌های استخدامی یا یک معرف چقدر شد؟
• شرکت برای استخدام یک جایگزین مجدد، چه مقدار هزینه متحمل خواهد شد؟ برخی از هزینه‌ها ممکن است شامل جابه‌جایی شرکت، بلیط‌های هواپیما، اقامت در هتل، خانه موقت، دیدار برای جست‌وجوی خانه، همکاری در فروش و خرید یک خانه یا همکاری باشد.
• هزینه تحقیق درباره پیشینه و یا کنترل‌های معرف، بررسی مواد روان‌گردان و ارزیابی‌ها چقدر شد؟
• پاداش امضای قرار داد (در صورت وجود) چقدر بود؟
• شرکت به طور معمول چه مقدار هزینه برای معارفه یک شخص، جهت‌دهی، آموزش، عضویت در مزایا، رایانه‌ها، گوشی‌های همراه، لباس‌های فرم و … می‌کند؟
تمام استخدامی‌ها این هزینه‌ها را متحمل نمی‌شوند. سازمان شما نیز شاید نخواهد این هزینه‌ها را پیگیری کند، اما این فهرست یک نقطه شروع است که به شما کمک می‌کند هزینه‌های استخدامی به ازای هر استخدام را شناسایی کنید. نکته کلیدی این است که تشخیص دهید که می‌خواهید کدام هزینه‌های استخدام را پیگیری کنید و سپس به طور مداوم، آنها را در تمام استخدام‌های‌تان بررسی کنید تا در داخل شرکت بتوانید از یک مصاحبه تا مصاحبه بعدی یک مقایسه انجام دهید.
با این حال، درست مانند زمانی که کسی را استخدام می‌کنید، تنها بر اساس یک معیار تصمیم‌گیری نکنید، بلکه برای این منظور از چندین ابزار استفاده کنید. ارزیابی موفقیت استخدامی شما نمی‌تواند تنها بر اساس هزینه‌ها صورت گیرد. معیارهای دیگری وجود دارند که باید هنگام ارزیابی موفقیت کلی استخدام و آنچه که می‌توانید برای بهتر شدن آن در دفعات بعدی انجام دهید را مد نظر قرار دهید.
۱. برای پر کردن این موقعیت شغلی، چه مقدار زمان از شروع تا تاریخ استخدام صرف شد؟ چه کارهایی می‌توانستید انجام دهید که بدون تأثیر گذاشتن بر کیفیت، زمان استخدام را کم کنید؟
۲. در صورتی که آن سمت شغلی، بدون استخدامی رها می‌شد، چه تأثیری بر روی بهره‌وری داشت؟ انجام این محاسبه بسته به موقعیت شغلی، بسیار دشوار است. با این حال، آن قطعاً بر روی مدیر استخدام و در کل برای سازمان اثرگذار خواهد بود. در صورتی که نمی‌توانید مقدارسنجی کنید، حداقل به خاطر بسپارید.
۳. مدیر استخدامی/سازمان چقدر از استخدام راضی بود؟ این ارزیابی می‌تواند به دنبال استخدام انجام شود، اما باید ۳ الی ۶ ماه بعد از کار کردن کارمند جدید، دوباره تکرار شود تا به طور واقعی میزان موفقیت در استخدام درک شود.
راز هر کدام از این تحلیل‌ها این است که درباره آنچه که مؤثر بوده و آنچه که می‌تواند در دفعات بعدی، برای بهتر شدن یا اقدام متفاوت صورت گیرد، فکر شود. به خاطر همین، فقط هزینه‌ها را پیگیری نکنید و به کناری بگذارید. به جای آن، حتماً تحلیل هزینه و هر کدام از این بررسی‌ها را مرور کنید، تا از آنچه که می‌توانید برای دفعات بعدی بهره ببرید و آنچه که لازم است به طور متفاوتی انجام شوند، آگاهی پیدا کنید، برای مثال، موفقیت منابع استخدامی شما چه بود؟ کدام یک بیشترین تعداد نامزد و مهم‌تر از آن،نامزدهای با کیفیت ارائه دادند؟ کدام یک این کار را انجام نداد. این نوع ارزیابی به شما کمک خواهد کرد استخدام بعدی را کارآمدتر کنید، کیفیت را بالاببرید و هزینه‌ها را کاهش دهید.
کارکنان، منابع انسانی سازمان هستند. هر کارمند، برای موفقیت سازمان ضروری است، و گرنه او را استخدام نمی‌کردید. مطمئن شوید که بهترین شخص را در مؤثرترین زمان استخدام می‌کنید، در عین حال که جلوی هزینه‌ها را می‌گیرید.
ما اغلب بعد از استخدام، مشغول کارمان می شویم و برای گرفتن این اطلاعات زمان نمی‌گذاریم. اینکار را همین حالا که برای ذهنتان تازه است، انجام دهید و آنرا مستند کنید، از اینرو می‌توانید برای استخدام بعدی به آن مراجعه کنید.
دوباره به شما بابت پر کردن موقعیت شغلی مورد نظرتان تبریک می گوییم.
