طراحی محیط کار برای آینده نیروی کار

من در طول سالیان متمادی فعالیت شغلی خود طرح های مختلفی را دیده ام و هرکدام از آنها تجربه ای بوده که بر بهره وری و تعهد کاری من تأثیرگذار بوده است. یک ساختمان بسیار بزرگ را تصور کنید در حدود 36576 متر مکعب همراه با راهروهایی که بخش های مختلف را به هم وصل می کند. و دیوارها تنها به عنوان بخش های مجزا کننده راهروها عمل می کنند. در داخل هر یک از این چارک ها (ربع دایره ها) میزها به صورت ردیفی قرار گرفته اند بدون وجود هیچ اتاقکی. در این ساختمان ایده سکوت بی معناست. با این وجود، در ابتدای هر روز کاری، یک ساعتِ سکوت وجود دارد. استفاده از تلفن، حتی برای استفاده بین کارکنان نیز مجاز نیست. قرار است که کارکنان، قبل از اینکه در طول ساعت کاری تمرکزشان درگیر تعاملات با همکارانشان و مشتریان شود، از این ساعت بهروری بیشترین استفاده را ببرند. نیازی به گفتن نیست که این مجموعه به بهره وری و تعهد مورد انتظار دست نخواهد یافت. در این مقاله در مورد محیط کار ایدال صحبت خواهیم کرد.

شرایط فیزیکی محیط کار

عاقلانه مصرف کنید

پیکره بندی (ترکیب) محل کار می تواند انواع متنوعی داشته باشد. بعضی از آنها ورژن تغییریافته آن چیزی هستند که در بالا به آن اشاره شد و شناخته ترین نوع، فرم اتاقکی است که تا حدودی از انتشار صدا جلوگیری می کند. در بیشتر این موارد، به دلیل عدم وجود حریم خصوصی و تداخل صدا، کارکنان به این نوع پیکره بندی علاقه ای نداشتند.در این محیط، اگر اقداماتی برای رفع نگرانی کارکنان اندیشیده نشود، بهره وری به مشکل خواهد خورد. در پیکره بندی جدیدتر، محل کار شبیه به اتاق نشیمنی است که دارای کاناپه و صندلی راحتی است. هدف ازاین طراحی ها، فراهم کردن مکانی آرام و ساکت است که باعث خلاقیت و بهره وری می شود. برخی سازمانها حتی فضاهای اضافه تری نیز تعیبه کرده اند که در آنها یک ردیف میز تردمیل وجود دارد و کارکنان می توانند در حین انجام دادن کارهایشان به سلامتی شان نیز توجه کنند. یک اتاق هم ممکن است به شکل یک کافه وجود داشته باشد که فضایی نشاط آور و پرجنب وجوش را فراهم کرده و باعث ایده پردازی می شود. برخی دیگر نیز فضاهایی را در سازمان می گنجانند که به افراد حس در فضای باز بودن را القاء میکند. بعضی از این پیکره بندی ها مورد استقبال کارکنان و مدیریت قرار می گیرند و برخی دیگر نیز ممکن است با شکست مواجه شوند. موضوعی که باید قبل از خرج مقدار زیادی پول مد نظر قرار گیرد این است که توجه شود سازمان در تلاش است به چه هدفی دست یابد و چرا می خواهد به این هدف برسد و بهترین روش برای دست یابی به این اهداف چیست؟

عوامل موثر در محیط کار

هر چیزی را مدنظر قرار دهید

آن بیرون طرحهای خیلی زیادی وجود دارد، اما آنچه که مناسب سازمان شماست، نباید بر اساس چیزی که توسط دیگر سازمانها به کار برده شده یا آخرین مد زودگذر روز باشد. طراحی و چیدمان سازمان شما باید یک طرح فکر شده باشد که بخشهای مختلف اداری و کارکنان داخل سازمان را در نظر بگیرد. چه نوع محیطی می خواهید ایجاد کنید و کارکنانتان در چه حالتی بهترین عملکرد را دارند؟ آیا شما به نوآوری، الهام بخشی و اشتراک توجه می کنید یا فضایی را برای درون نگری و تمرکز در نظر گرفته اید. فن آوری، انعطاف پذیری، ملاحظات حریم خصوصی، فضای عمومی، عملکردی و مکانی برای معاشرت اجتماعی، همگی مواردی هستند که بایستی مدنظر قرار بگیرند. آیا کارکنان سازمان، دور از هم کار می کنند (در گوشه و کنار جهان پراکنده هستند) یا متمرکز (مکان یکسانی) هستند و جمعیت شناسی نیروی کارتان به چه شکلی است؟ آیا مجبورید که یک جمعیت با بازه های سنی مختلف که به روش های مختلفی کار می کنند را مدنظر قرار دهید؟ محدودیت های کاری شما چه چیزهایی هستند و نظر رهبری ارشد سازمان در این طراحی چیست؟ فرهنگ سازمان شما چیست؟ و آیا این فرهنگ بر روی طراحی تأثیرگذار است؟ جوابها هر چیزی که هستند، باید در پروژه پیش بینی شوند، چرا که بدون لحاظ کردن همه نظرات، امکان شکست وجود خواهد داشت. پولی که معمولاً به این پروژه ها اختصاص داده می شود، سازمان ممکن است با این طرح برای 10 سال یا بیشتر زندگی کند. اما با سرمایه گذاری بر روی تحقیق در مورد جواب این سؤالات و قبل از انجام پروژه، شرکتها از خاطراتی که من در 40 سال پیش داشته ام- ردیف بی روح و دلگیری از میزها با ساعت "بهره وری" اجباری  برحذر خواهند بود.

برای تمام نسل ها، دکوراسیون محل کار مهم است.

نسل جوان نسلی است که در حالی رشد کرده و بزرگ شده که به هر چیزی به آسانی دست یافته است، نسلی که  بی حد و مرزبودن تواناییش را باور دارد. قرار دادن چنان ذهن هایی در داخل اتاقکهای کوچک و بی رنگ و روح به این معنی است که از آنها بخواهیم که رزومه خود را به جاهای دیگری بفرستند و در جاهای دیگری به دنبال کسب تجربه های غنی تری که خود طالب آن هستند، باشند. کارمند نسل جوان در مطبوعات و در ویدیوهای پخش شده تدتاک (TedTalk) متهم شده است که انتظارات بسیار زیادی از محل کار داشته و نسبت به آنها بسیار مطالبه گر و سخت گیر است، اما کارکنان در هرسنی که هستند آیا نباید انتظار داشته باشند که سلامتی، رفاه و شادی عمومی شان بیش از هر چیزی مورد توجه کارفرمایان قرار گیرند؟ آیا این خواسته واقعاً چیز خیلی زیادی است؟ آنچه که برای نسل جوان خوب است برای همه می تواند خوب باشد.

استانداردهای طراحی فضای کار

استاندارد جدید

استاندارد طراحیِ در حال رشد کنونی، دفاتر کاری سریع الانتقالی است که در عین اینکه نیازها و مطالبات هر یک از کارکنان را مد نظر قرار داده بلکه از سبک زندگی سالم نیز حمایت می کند. صندلی های غیر اختصاصی و انواع متنوع فضاهای کاری در محیط های کاری پیشرفته امروزی موجب ترویج حرکت و خلاقیت می شوند.  اتاق کارهای خصوصی برای زمانی که افراد به سکوت نیاز دارند، میزهای عمومی برای زمانی که افراد کار مشترک انجام می دهند ومیزهای نشسته ایستاده (sit-stand desk) که برای گردش خون مفید هستند. لامپ های تابشی غیر جذبی، روشی برای روشنایی شبانه روزی است که با ریتم طبیعی بدن کار می کند. رنگهای خنثی و بی روح سقف و دیوارها با رنگ های درخشانی جایگزین شده اند که باعث انرژی بخشی و حال خوب می شوند. طراحی طبیعت گرایانه  تأسیساتی که عناصر طبیعی را در بر می گیرد یا به سادگی حس در طبیعت بودن را القاء می کند امروزه در حال تبدیل شدن به یک نیاز ضروری محیط کاری است. در این محل های کار، کارکنان اولویت دارند و عملکردها در جهت ترویج عادات سالم و رفاه عمومی می باشند. در نظر گرفتن نیازهای بسیار انسانی کارکنان سازمان، در رأس استاندارد ساختمان سازی ول (WELL) قرار دارد. مفاهیم هفت گانه مورد نظر مؤسسه ول شامل هوا، آب، تغذیه، نور، تناسب اندام، رفاه و ذهن است. این مفاهیم در صورتی که به درستی در یک محیط کاری (یا هر فضای ساختمانی) در هم آمیزند، باعث افزایش سلامتی، تندرستی، تعهد، بهره وری و در نهایت حفظ کارکنان می شوند.این استانداردی است که به طور روز افزونی در حال شتاب گرفتن است چرا که امروزه کسب و کارها در هر اندازه ای که باشند از روشهای پایدارتر و انعطاف پذیرتری برای انجام کار بهره می گیرند و سلامتی و رفاه کارکنان را در رأس لیست الویت هایشان قرار می دهند. "استاندارد طراحی و دکوراسیون در حال رشد کنونی، محل های کاری سریع الانتقالی است که در عین اینکه نیازها و مطالبات هر یک از کارکنان را مد نظر قرار داده بلکه از سبک زندگی سالم نیز حمایت می کند."

محیط کاری ایدآل

آزمایشگاه پویا

در دفتر انجمن طراحان داخلی آمریکا (ASID) در واشینگتن دی سی،  یک ساختمان تقریباً 789 متر مربعی که توسط پرکینز و ویل طراحی شده است . کارکنان بر حسب نیاز و خواسته شان، روزانه و گاهی ساعتی، محل کارشان را تغییر می دهند؛ آنها می توانند از میوه ها و گیاهانی که لب پنجره ساختمان رشد کرده اند لذت ببرند، و از فواید دسترسی به نور طبیعی و یک اتاق سلامتی خصوصی برای بازیابی نیرو و آرامش بهره گیرند. نورپردازی 24 ساعته، صندلی ارگونومیک و سیستم سایه بان خودکار که به تغییرات نور طبیعی واکنش نشان می دهد و میزهای نشسته-ایستاده خودکار، همگی به منظور فراهم کردن بهترین علایق کارکنان، در این محل تعبیه شده اند. تمامی ویژگی ها بلافاصله قابل مشاهده نیستند: گیاهانی که در امتداد لبه پنجره ها قرار گرفته اند، کیفیت هوا را بهبود می بخشند، آب با مواد معدنی ویژه ای تصفیه می شود و برای آشامیدن، شست و شو و ایجاد اختلاف در سطوح تأسیسات صوتی سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. ایده این است که فضا به شکل یک "آزمایشگاه زنده" عمل کند، به گفته مدیرعامل مؤسسه انجمن طراحان داخلی آمریکا، رندی فایزر کسی است که به ASID اجازه خواهد داد تا تحقیقات مربوط به عملکرد فضا و چگونگی تأثیرگذاری آن بر ساکنان روزانه آن را با حرفه طراحی و نیروی کار به اشتراک بگذارد.

4 رکن مهم برای رفاه کارکنان سازمان

تحقیقات آمار کار برو (Bureau) نشان می دهد که آمریکاییهای با سن 25 تا 54 و دارای فرزند، بیش از یک سوم یک روز (تقریباً 9 ساعت) را سر کار هستند یا فعالیتهای مربوط به کار را انجام می دهند. علاوه بر این، زمانی که کارمند دفتر کارش را ترک می کند، زمان دیگر متوقف نمی شود. با وجود فنآوری، کار عموماً خارج از ساعت کاری نیز ادامه می یابد.

1. استرس کمتر مرتبط با دفتر کار

طبق مطالعات زندگی ملی شمال غرب، کار اولین عامل استرس زای یک چهارم از آمریکایی هاست. عاملی که دلیل اصلی مواردی چون فشار خون بالا، بیماریهای قلبی، حمله قلبی و سکته دخیل است. روزهای بیش از حد برنامه ریزی شده، که زمان کمی را به کارکنان جهت به پایان رساندن وظایفشان می دهند، از عوامل شاخص استرس زای محل کار می باشند. شرکتهای مختلف راه حلهای درست متفاوتی دارند، اما کارفرمایان می توانند تعداد جلسات را در طول روز کاهش دهند یا کارکنان را تشویق کنند که هفته ای یک بار از خانه کار کنند تا بر روی پروژه ای که در دست دارند، بیشتر متمرکز شوند. "کارکنان سالمتر، به احتمال کمتری بیمار شده یا هنگام شیوع بیماری از واکسیناسیون استفاده می کنند. شرکتهایی که سلامت محیط کار را تقویت می کنند، روزانه درصد خیلی زیادتری از کارکنان را در محل کارشان خواهند داشت."

2. کارکنان را به پایان دادن به کار تشویق کنید

طبق مجله اروپایی قلب، مشکلات قلب عروقی در کارمندانی که بیش از 10 ساعت در روز کار می کنند، به 60 درصد رسیده است و یک مطالعه در مجله پلاس وان (Plus one) نشان می دهد کسانی که 11 ساعت در روز کار می کنند به احتمال بیشتری به مشکلات افسردگی یا دوره های افسردگی گرفتار می شوند. تمام کارکنان، از مدیریت تا مشاغل رده پایین را تشویق کنید که در پایان روز، آخر هفته ها و طی تعطیلات کارکردن را کنار بگذارند. این تنفس ذهنی به کارکنان اجازه می دهد که استراحت کنند و متمرکز و سرحال به کار برگردند.

3. جایگزین های سالم پیشنهاد دهید.

گزینه های سالم یکی از ساده ترین روشهای ایجاد تغییر در محیط کار است. آیا آشامیدنی های سالم در دسترس هستند یا فقط نوشابه های گازدار پر از شکر؟ آیا شرکت یا ساختمان کافه تریا، گزینه های جذابی دارند که مغذی نیز می باشند؟ پاسخ دادن به این سؤالات نقطه شروع تغییر می باشد. مطمئن شوید که به گزینه های بعد از ساعت کاری نیز رسیدگی خواهید کرد و تلاش کنید که جایگزین های سالمی مانند باشگاه های دویِ بعد از کار یا تیم سافت بال شرکت را راه بیاندازید.

4. فضای فیزیکی دفتر کار را تغییر دهید

بسیاری از مدیران ساختمان در حال بازنگری تأثیر فیزیکی فضای دفتر کار بر روی سلامتی و آسایش کارکنان هستند. طبق مطالعه چاپ شده در سالنامه گزارشات پزشکی داخلی، نشستن طولانی مدت، خطر بروز بسیاری از بیماریهای مزمن را افزایش می دهد. خطر بیماریهای قلبی عروقی تا 14 درصد، سرطان تا 13 درصد و دیابت تا 91 درصد افزایش می یابد. کارکنانی که بیشتر روز را می نشینند و ورزش منظمی ندارند تا 40 درصد بیشتر با خطر مرگ مواجهند و کارکنانی که ورزش می کنند، همچنان با خطر 10 درصدی مرگ مواجهند، در صورتی که بیشتر روز را بنشینند. تشویق کارکنان به حرکت کردن می تواند به سادگی از طریق اختصاص بخشی از ساختمان به میزکارهای ایستاده، استفاده از پله به جای آسانسور، ارائه دسترسی به سالن ورزشی ساختمان، جلسات پیاده روی یا فراهم کردن کمک هزینه تناسب اندام و بدنسازی صورت گیرد. کارکنان به دنبال یک محیط کار سالم و مولد هستند. تشخیص موارد استرس زا و خطرات سلامتی ناشی از یک هفته کاری که معمولاً از 40 ساعت فراتر می رود، مشاغل را بر آن وا می دارد تا راهبردهایی را برای ارتقای سلامت کارکنان اتخاذ کنند. در نهایت نمونه ارائه شده توسط کارفرمایان هنگام حضور کارکنان در محل کار، می تواند یک عمر عادات سالم را چه در محیط کار و چه در خارج از آن القاء کند.

اپیدمی نشستن (و دیگر خطرات سلامتی در دفتر کار)

بلیک مک گووان، ارگونومیست حرفه ای (CPE)، مشاور مدیریت هیومن تچ (Humantech)، به پنج سؤال مهم ما درباره معایب نشستن زیاد پاسخ داده است. مدیاپلنت: خطرات نشستن طولانی مدت چیست؟ بلیک مک گووان: رفتارهای غیر متحرک، مانند نشستن های طولانی مدت، با خطرات سلامتی مانند دیابت، بیماریهای قلبی عروقی، چاقی و مرگ ومیر در ارتباطند. علاوه بر این، افزایش فعالیت فیزیکی یا شاخص توده بدنی بر میزان مرگ و میر مرتبط با نشستن طولانی مدت تأثیر نمی گذارد.

مدیاپلنت: بزرگترین خطر مجموعه دفتر کار چه چیزی است؟ بلیک: به طور کلی، سه خطر عمده محل کار، شامل فشار استاتیک طولانی مدت (در هر دو حالت نشسته و ایستاده)، لوازم نامناسب و تجهیزات ضعیف است. شش مشکل عمده ارگونومیک در محل کار عبارتند از: ارتفاع و جایگیری نامناسب مانیتور ارتفاع نامناسب سطح محل کار صندلی نامناسب انطباق پذیری ناکافی پشتی صندلی ناتوانی در تنظیم تجهیزات محل کار برای هر دو حالت نشستن و ایستادن حرارت ناخوشایند دفتر محل کار

مدیاپلنت: بیشترین فشار (کشش) عضلانی در دفتر کار چقدر است؟ بلیک: از هر 10 نفر، سه نفر در محل کار دچار ناراحتی عضلانی می شود. علاوه بر این، 6 درصد از کارکنان تجربه سردرد محل کار را دارند. در کسانی که ناراحتی را گزارش کرده اند، 6 قسمت عمده بدن تجربه درد داشته است: چشمها: 39 درصد شانه ها: 35 درصد قسمت بالایی پشت: 35 درصد قسمت پایینی پشت: 35 درصد مچ دست: 27 درصد دستها: 22 درصد

مدیاپلنت: خیره شدن مداوم به کامپیوتر چه خطراتی دارد؟ بلیک: هنگام کار کردن با کامپیوتر نیاز است که چشمها به طور مداوم متمرکز شوند، به پشت و مقابل حرکت کنند و با چیزی که می بینید همراستا شوند. خیره شدن به صفحه مانیتور در کل روز می تواند به سندروم دید کامپیوتری منجر شود. علائم آن شامل گردن درد، سردرد، خستگی چشم و ناراحتی بینایی است. عموماً بیش از 50 درصد افرادی که به صفحه نمایش نگاه می کنند، حداقل برخی از علائم مشکلات چشمی را دارند. این شامل هر دو گروه جوانان و کودکان می شود.

مدیاپلنت:چرا میکروبها به سادگی در فضای مشترک دفتر کار منتقل می شوند؟ بلیک: رایجترین راه گسترش میکروبها و بیماریها ازانتقال بین افراد و توسط تماس دستها، سرفه، عطسه و غیره می باشد، متأسفانه گزارش شده است که نسبت به گذشته، افراد بیشتری علارغم بیمار بودن، سرکار می روند. دست کارکنان روزانه با 10 میلیون باکتری در تماس است. از طرفی نیز 40 درصد افراد دستهایشان را نمی شویند. چهار مورد از 5 عفونت از طریق لمس منتقل می شود. با وجود دفاتری که یک سومشان، از فضای مشترک استفاده می کنند، به راحتی می توان دریافت که چرا باکتری ها به سادگی در دفتر کار انتقال می یابند. برای یک محیط کار سالمتر، بنشینید، بایستید و راه بروید. هر کسی که در یک دفتر، کار می کند، می داند که نشستن سراسر یک روز می تواند باعث بروز مشکلات پشت، گردن و اضافه وزن شود. اما یک محل کار بدون تحرک، برای کارفرمایان می تواند باعث مختل شدن عملکرد، آسیب به بهره وری و منافع مالی شود. کارفرمایان در صورتی که به کارکنان اجازه دهند که هنگام کار کردن مرتباً حرکت کنند، بنشینند یا بایستند، می توانند در کنار بهبود سلامت کلی کارکنان، به افزایش بهره وری و خلاقیت نیز دست می یایند.

تاثیر تحرک داشتن در محل کار

دکتر اسکاچ باتچ (Dr. Scott Bautch) رئیس شورای سلامت شغلی انجمن کایروپراکتیک آمریکا (ACA) هشدار می دهد که "آمارها نشان می دهند که ما برای حرکت کردن طراحی شده ایم و زمانی که حرکت نمی کنیم، نه تنها پشت درد می گیریم بلکه تمام مشکلات جسمی به طور آشکاری رو به افزایش است. نشستن و بی تحرک ماندن، شرایط بی شماری را در پی دارد." دکتر باچ از صاحبین کسب وکار می خواهد که در طول روز به کارکنانشان فرصت بلند شدن و ایستادن بدهند." صنایع مجبورند که این تفکر را بپذیرند که حرکت واقعاً می تواند باعث افزایش بازدهی افراد شود، با توجه به مطالعات گسترده انجمن کایروپلاکتیک آمریکا درباره درد و نیز مطالبات غرامت کارکنان، بازدهی کارکنان با افزایش حرکت، بیشتر شده است. " باچ از صاحبین کسب و کار می خواهد در طول روز به کارکنانشان فرصت بلند شدن و ایستادن بدهند."

راه حل های ایجاد تحرک در محل کار

یک روش برای دست یابی به تحرک، فراهم کردن یک ایستگاه کار ارگونومیک است که به کارکنان اجازه می دهد که در طول روز و اوقات بیکاری بنشینند یا بایستند. باچ می گوید ایستگاه های نشست و برخواست یک روش مؤثر برای افزایش تحرک و انعطاف پذیری است، چرا که از این طریق، کارکنان در هر شکل و اندازه ای که باشند می توانند در طول روز کاری راست بایستند، حرکت کنند و راحت باشند. او می گوید: "ما می دانیم که زمان نشستن، پشت کمتر درد می گیرد و زمانی که در یک روز، فرد طولانی مدت می نشیند، تقریباً هرکسی احساسی گرفتگی در قسمت بالایی پشت و گردن می کند. ایستگاه های نشت و برخواست به کارکنان اجازه می دهند که مداوماً موقعیتشان را تغییر دهند و نیز از این طریق هوشیارتر شده و بازدهی بیشتری داشته باشند."

وقفه هایی در اندازه چشم به زدن

دکتر باچ، تشویق کردن به حرکاتی با نام "وقفه های ریز" را پیشنهاد می کند. این وقفه ها که فقط در اندازه 2 تا 5 ثانیه مفید هستند، شامل حرکات سریع مانند نگاه کردن به سقف تا فعالیتهای طولانی تر مانند کشش بازوها، دویدن درجا یا نفسهای عمیق و بیرون دادن آن از بینی می باشند. طبق گفته وی، هدفگذاری برای 35 مورد از این نوع حرکات در هر روز کاری، ایده آل خواهد بود. به طور کلی، این تلاشها می تواند یک فرهنگ حرکت و انعطاف پذیری سازمانی را ایجاد کند که در سالمتر ماندن، راحتی و بازدهی کارکنان مؤثر است. فقط بایستی توجه شود که به افراد یادآوری شود که حرکت کردن در طول روز برای سلامت فیزیکی و ذهنی آنها واقعاً مفید است.